5 gouden inzichten voor uitzendbureaus in het inkoopproces van klanten

Help! Je opdrachtgever vraagt om een systeemkoppeling. Dan wil je natuurlijk niet voor aap staan. Hoe moet je als uitzendbureau kijken naar het inkoopproces van je klant? Hoe voer je het juiste gesprek? En hoe zorg je dat je eigen systeemkeuzes doordacht zijn?

Wij helpen je op weg met 5 gouden inzichten.

1. Purchase to Pay betekent voor ieder bedrijf net iets anders

Als je in gesprek gaat met de klant, dan zal al snel de term Purchase to Pay vallen. Dit is gericht op het ontsluiten van informatie in de keten: van inkoop tot afgerekende factuur. Om dit zo goed mogelijk in te richten, moet de data rondom de aanvraag, beoordeling, bestelling, levering en factuur met elkaar verbonden zijn. Het doel is altijd: met zo min mogelijk tijdsinvestering controle krijgen over de onderbouwing van uitgaand geld. Dat is de opdracht van het Purchase to Pay systeem.

Maar… je zal ook merken dat Purchase to Pay (oftewel P2P) voor iedere klant weer net iets anders betekent. Er zijn bedrijven die het scannen van inkomende facturen en verwerken in een digitaal controleproces al P2P noemen. Er zijn ook bedrijven die het hele inkoopproces dichttimmeren op basis van contractmanagement en toegangscontrole.

Als uitzendbureau moet je er vooral rekening mee houden dat de focus op Purchase to Pay bij je klant gericht is op het structureren van data, zodat dit controleerbaar wordt. Die structuur moet uniforme data afdwingen die de systemen van het bedrijf begrijpen. En daar komt de aap uit de mouw als het gaat om uitzendkrachten. Want vaak komt de datastructuur niet overeen met wat jij als uitzendbureau kunt bieden. En dan is een goede koppeling of tussenportaal een must.

2. Inkoop via een catalogus: ook voor uitzendbureaus

Veel inkoopafdelingen hebben de doelstelling om tot een zo hoog mogelijke mate van ‘catalog-buying’ te komen. Wat moet je je daarbij voorstellen? Een digitale catalogus is een soort webshop die gekoppeld is met het inkoopsysteem van het bedrijf. Soms logt de inkoper in bij deze (gekoppelde) webshop en soms importeert het systeem van de inkoper het assortiment van de leverancier. In beide gevallen wordt de data gestructureerd, waardoor er een zuiver beginpunt is in het aanvraagproces.

Wat kan een uitzendbureau hiermee?

• Je kunt de aanvraag en werving van een inleenkracht structureren in een catalogus, waardoor het inkopen van een functie hetzelfde wordt als het inkopen van een product. Dit vraagt strikt beheer van het functiehuis en dus ook van het contract tussen jullie beiden. Dit is in veel gevallen niet eenvoudig.
• Je kunt iedere inleenkracht beschikbaar stellen in een catalogus, nadat in het offline-proces de plaatsing al is vastgesteld. In deze variant is de catalogus alleen nodig voor de input voor het administratieve proces. Het vraagt echter wel dagelijks data-onderhoud.

3. Het grote verschil tussen workforce en een bakje pennen

Zoals je bij punt twee al gemerkt hebt, is het inkoopsysteem van je klant nog primair gericht op het verwerken van producten, zoals dozen met pennen en potloden. Alles is in het werk gesteld om in het proces een goedkopere prijs te krijgen als je lang onderhandeld. Dat is natuurlijk bij de inkoop van een uitzendkracht wel anders…

Pricing is een belangrijk element in het P2P-proces. Dat geldt ook voor de inkoop van uren. De prijs is de basis van de afspraak tussen uitzendbureau en opdrachtgever. Dat ziet er zo uit:

• Het contract heeft een prijs
• De waarde wordt toegekend aan de aanvraag voor budgettaire goedkeuring
• Er ontstaat een budgetreservering in de inkooporder
• De ontvangstmelding van de levering heeft het daarna over aantallen in plaats van prijzen
• De factuur wordt tot slot gecontroleerd op basis van de prijs en de aantallen op de ontvangstmelding

Hier ontstaan problemen. Heb jij ze al gespot?

Onderhandelen is vaak niet mogelijk, want het minimumloon verandert niet. Daarnaast zijn er verschillen in kosten als iemand op maandag, zaterdag of een feestdag wordt ingepland. Een vaste prijs is er dus niet. In plaats daarvan heb je het over een basistarief en de van toepassing zijnde CAO. De budgettaire waarde is fictie en de goedkeuring is gebaseerd op een schatting. Er zit een gat in het proces, omdat uren pas later met zekerheid ingevoerd worden en er dus geen ‘ontvangstmelding’ is. Facturen matchen is de volgende uitdaging.

4. Klant of uitzendbureau: wie legt de opdracht vast?

Inkoop bestaat uit Purchase to Pay, Source to Contract (leveranciers zoeken en contracteren) en contractmanagement (afspraken vastleggen en beheren). Als toegangscontrole hebben we het al gehad over de catalogus, maar ook een contract kan de bron zijn van een aanvraagproces. Een contract is dus een van de weinige plaatsen, naast de catalogus, waar je gedetailleerd prijzen in kwijt kunt.

Het prijsmodel van een uitzendkracht zal je vast moeten leggen in Excel of in rekenregels in het systeem van de klant. Je zult dan wel extra waakzaam moeten zijn bij wijzigingen in CAO’s en of deze wel worden doorgevoerd.

5. Self-billing: een zegen voor uitzendbureaus?

Steeds meer bedrijven gaan bij de inkoop van arbeid over op ‘self-billing’. Ze gebruiken de gegevens in hun eigen systemen als basis om een verklaring naar hun leverancier te sturen hoeveel ze gaan betalen, in plaats van de factuur af te wachten. De controle van de factuur wordt hierbij verschoven naar de leverancier.

Je klant wil hiermee zijn efficiency verhogen en de verantwoordelijkheid om het geld te krijgen naar jou als uitzendbureau verleggen. Als jij moet coördineren wie er een fout heeft gemaakt, waardoor jij je geld nog niet (volledig) krijgt toegekend, dan is het ook jouw verantwoordelijkheid als het iets langer duurt dan de contractuele betaaltermijn.

Self-billing zou wat ons betreft alleen ingezet moeten worden als het gehele proces aan data, verantwoordelijkheden en efficiency onder controle is. Dan krijg je als uitzender 99% van de facturen foutloos uitgekeerd. Je hoeft dan alleen achter die 1% aan, waar een uitzendkracht een fout heeft gemaakt of de manager niet op tijd heeft goedgekeurd.

Data optimaliseren

FlexForceMonkey heeft als droom om alle systemen, processen en stakeholders aan elkaar te verbinden in de wereld van flex. Met een slim tussenportaal zorg je dat alle data tussen jou en jouw klant naadloos op elkaar aansluit en fouten praktisch tot de verleden tijd behoren. Een waanzinnige efficiency-slag.

De inzichten in deze blog (en meer) hebben we opgenomen in een handig document.