Maak je gebruik van flexible workforce? Dan herken je vast wel dat tijdelijke arbeid inkopen niet hetzelfde is als de inkoop van een doosje pennen. Eenmaal een geschikte uitzendkracht gevonden, moet je een account aanmaken, uren controleren en doorzetten naar finance. Daarnaast heb je ook te maken met tarief- of contractwijzigingen vanuit het uitzendbureau.
Kortom: veel (onnodig) handmatig werk én kans op fouten.
Vraag je je ook weleens af of dit makkelijker (of zelfs geautomatiseerd) kan? We onthullen in deze blog een goed bewaard geheim rondom het inhuren van flexible workforce.
5 symptomen van inefficiëntie
Binnen veel organisaties loopt het gehele Purchase to Pay (P2P) proces voor de flexschil nog handmatig. Voor een kleine organisatie met weinig uitzendkrachten is dit vaak geen probleem. Maar bij grotere organisaties loop je al snel tegen de lamp. Je bent onnodig veel tijd kwijt aan externe krachten, loopt het risico om het overzicht te verliezen en fouten te maken.
Bekende symptomen van een inefficiënt inhuurproces:
- Operationele processen sluiten niet of slecht op elkaar aan.
- De inkoopopdracht heeft een ander tarief dan de factuur.
- De factuur laat andere uren zien dan de interne rapportage.
- Er worden verschillende formats gebruikt voor facturen en urenregistratie.
- Er is geen totaaloverzicht.
De ideaalwereld van flexible workforce
Wat als je deze inefficiëntie weg kon nemen? Stel dat alle (verschillende) systemen in jouw organisatie én die van het uitzendbureau op elkaar aangesloten zouden zijn. Dat onboarding van nieuwe medewerkers vrijwel geen tijd meer zou kosten.
De informatie van het uitzendbureau wordt namelijk automatisch doorgezet in jouw systeem. CAO en contractuele afspraken worden voor je gecheckt. En over checks gesproken: ook de controle van uren in combinatie met het contract verloopt geautomatiseerd. Je krijgt alleen een alert als iets niet klopt. Periodiek draai je bovendien een verschillenfile, waardoor je geen gedoe meer hebt met uren die te laat zijn aangepast / toegevoegd.
Zou dat niet een ideaalwereld zijn?
Geheim onthuld: P2P en workforce
En dit is geen utopie. Het kan. Je hoeft voor je flexschil in principe geen handmatig werk meer te doen. Automatiseren van het P2P-proces is makkelijk, snel én veilig. Dit realiseer je met behulp van slimme koppelingen. Op die manier verban je de meeste problemen naar de verleden tijd. Het geeft je de controle én je tijd terug.
Makkelijk praten denk je nu. Maar digitalisering van het P2P-proces is (zeker bij grotere organisaties) uitdagend. Je hebt te maken met verschillende afdelingen, uitzendorganisaties en processen die op elkaar aangesloten moeten worden. De administratie van je leverancier heeft vaak niet dezelfde datastructuur als het P2P-systeem van jouw organisatie. Daar ga je al! Makkelijk is het leven wel als de koppeling is gelegd, maar het koppelen zelf toch zeker niet?
100% connected
Daar hebben wij wat op bedacht. FlexForceMonkey dient als een tussenplatform voor alle systemen en koppelt deze aan elkaar met slimme api’s. We hebben al koppelingen met grote uitzendorganisaties en daar komen steeds meer partijen bij. Op deze manier is het absoluut mogelijk om in afzienbare tijd alle backoffice, inkoop-, HR- en finance-systemen aan elkaar te koppelen.
Nu dus misschien een goed bewaard geheim: P2P automatisering binnen de flexible workforce, maar binnenkort is iedereen in de wereld van flex 100% connected.
