Inkoopcatalogus voor uitzendkrachten

Veel inkopers van grotere organisaties zien de digitale catalogus als het ideale inkoopkanaal. Sterker nog, binnen veel bedrijven heeft inkoop een KPI die oplegt hoeveel procent van hun totale budget via de catalogus wordt afgehandeld. Veel HRM afdelingen en uitzendbureaus worden hiervan niet zo vrolijk. “Een inkoopcatalogus voor uitzendkrachten? Dat meen je niet! Een werknemer bestel je toch niet per kilo?”. Deze discussie heb ik al veel gehoord in dit vak. Toch kan er logica worden gevonden wanneer je probeert elkaar te begrijpen.

Afdeling inkoop en hun catalogi

Ten eerste moet je de beweegreden van de afdeling inkoop snappen om te kijken waar de oplossingen liggen. Het is namelijk niet zo dat men catalogi wil omdat men de fotootjes zo mooi vindt. De rol van inkoop is bij grotere organisaties meestal faciliterend. Voor veelgebruikt assortiment zorgt inkoop dat er leveranciers klaar staan. Bij incidenteel assortiment kun je ze inschakelen voor een bijzondere vraag. Maar net als een klantcontact-centrum moet ook de afdeling inkoop haar werk zo efficiënt mogelijk doen. Ieder telefoontje, iedere afwijkende vraag moet afgehandeld worden met mensenhanden. Dan probeer je dus zoveel mogelijk van die vragen te ondervangen in een clean assortiment. Dit stel je voor je interne klant beschikbaar. OP die manier is iedere aanvraag zo gestructureerd dat deze het digitale proces automatisch goed verloopt. Dan is een drive om catalogi te publiceren ineens niet zo gek meer.

Maar wat dan met die inkoopcatalogus voor uitzendkrachten?

Als je snapt waar inkoop haar drive vandaan haalt om alles in een catalogus te stoppen, kun je in oplossingen gaan denken. Er zijn grofweg twee denkrichtingen die de inzet van uitzendkrachten voor inkoop in een goed datamodel kunnen krijgen. 1: Inhuur van een individu. Als je een individu inhuurt kun je proberen dat individu te definiëren via attributen die met de transactie te maken hebben. Eigenlijk maak je een soort personeelskaart special voor inkoop. Je weet toch bijvoorbeeld wat de ‘inkoopprijs’ van dat individu is (uurtarief), wat de levertijd van de dienst is (inhuurperiode) en zelfs zou je een fotootje in de catalogus kunnen plaatsen. (Alhoewel dit met GDPR een theoretische optie wordt). Helaas vraagt deze aanpak een enorme beheerlast die meestal handmatig bij jou als uitzendbureau wordt neergelegd. 2: Inkoop van capaciteit. Wanneer je bedenkt dat je capaciteit inkoopt in plaats van een individu inhuurt, zou je ook kunnen structureren langs de functie. Het functiehuis van een opdrachtgever kan mooi houvast bieden voor de diverse functies (= “producten”) die je inhuurt, helemaal wanneer je vaste tarieven en loonschalen hanteert per functie. Dit is super gestructureerd en dat vindt een catalogus systeem fijn maar vraagt een enorme mate van gedetailleerdheid en discipline in de organisatie. Als jij nu meer wilt weten over deze denkpatronen, neem dan vooral contact op. Als je voorbeelden hebt van oplossingen die je ervoor geïmplementeerd hebt, nodigen we je uit die hieronder te posten. Natuurlijk kun je ook eens ons eBook over Purchase to Pay denken bij opdrachtgevers downloaden en meer lezen over de valkuilen in het inkoopproces.