Use-case klantkoppeling opzetten met inkoopsysteem voor P2P proces

De situatie

Steeds meer klanten gebruiken een geautomatiseerd systeem om hun inkopen effectief te verantwoorden en efficiënt te administreren. Dit noemen zij vaak een Purchase to Pay proces, of P2P oplossing. Je kunt hiervoor diverse software namen horen zoals SAP SRM, SAP MM, SAP Ariba, Oracle, Coupa, Proactis, Procuro, etcetera. Vaak krijgt de inkoopmanager (Chief Procurement Officer) de opdracht van haar CFO om alle spend van het bedrijf via één workflow onder controle te brengen. Daarbij wordt dan vaak een dergelijk stuk software aangeschaft. Veel details moeten na de aanschaf nog tijdens de implementatie worden ingevuld. Tijdens die implementatiefase blijkt dan vaak dat een inhuurproces net even anders verloopt dan de inkoop van pennen en potloden of reserve onderdelen voor je fabriek. Hoe kun je nu met dit p2p proces een fatsoenlijke klantkoppeling opzetten?

Waar botst Purchase to Pay met jouw backoffice-proces?

Het P2P proces bestaat uit een set standaarden die gericht zijn op het verhogen van controle in de organisatie. Er is dus niet zozeer sprake van een systeem dat is gespecialiseerd in de inkoop van jouw diensten (understatement!).

In de praktijk blijken sommige van deze elementen niet altijd even soepel te passen op de belevingswereld en het administratieve model van jullie als inhuurleveranciers.

Zo wordt er in de aanvraag-stap bijvoorbeeld vaak gebruik gemaakt van een catalogus systeem. Dit is een systeem waar leveranciers eenvoudig hun prijzen in kunnen onderhouden. Het is van origine natuurlijk gericht op materialen en (stuks)prijzen niet op de complexiteit van mensen en uurtarieven.

Min of meer hetzelfde probleem kom je tegen bij de ontvangstbevestiging. In een P2P systeem is dit meestal gericht op spullen die je in een catalogus gekocht hebt. Het boeken van gewerkte uren, al dan niet met CAO-complexiteit erbij, is meestal niet eenvoudig.

Hoe zet je FlexForceMonkey in als vertaalmachine om dit hele proces collaborative te maken?

Een passende klantkoppeling maken met het P2P proces van jouw klant, de data koppelen vanuit jouw mid– of backoffice systeem met het Purchase to Pay systeem van je opdrachtgever, is de eerste use-case waarvoor FlexForceMonkey ooit ontwikkeld is. Het is door diverse slimmigheidjes dan ook het platform dat geschikt is als vertaalmachine tussen P2P en jou als uren-leveranciers. Door data beter te delen in de keten krijg je een meer collaborative experience:

• FlexForceMonkey is in staat om HR-data te vertalen naar een inkoopcatalogus. Het klinkt een beetje vreemd, mensen met spullen vergelijken gaat zo wel heel ver. Op deze manier zorgen wij ervoor dat je opdrachtgever aan zijn standaard proces kan vasthouden. Dit levert namelijk de gemakkelijkste implementatie op. Het slimmigheidje zit er hier in dat we een methode hebben ontwikkeld om op deze manier ineens alle uurtarieven vanuit de CAO als losse regels beschikbaar maken in het inkoopsysteem. Dit levert dan weer minder boekingsproblemen met uren en facturen op.
• Ons datamodel snapt de verschillen tussen uren en spullen. Opdracht/Plaatsing, Uren en Factuur worden dus in de juiste datamodellen gecommuniceerd met jouw backoffice-systeem terwijl de opdrachtgever een Purchase Order (PO), Ontvangstbevestiging en Inkoopfactuur ziet.

Hierdoor ontstaat bijvoorbeeld onderstaande opzet:

De richting van diverse pijlen is hierbij nog in te stellen. Dit is afhankelijk van de mogelijkheden die de systemen van jouw opdrachtgever hebben rondom bijvoorbeeld tijdschrijven en welke data zij wel of niet van jullie als leverancier willen hergebruiken.

Wil je meer weten over de inzet van FlexForceMonkey voor een koppeling met het inkoopsysteem van jouw klant? Neem dan even contact op.