Een Vendor Management Systeem (VMS) is een softwareoplossing voor opdrachtgevers die veel gebruik maken van flexibele krachten, meestal vanuit verschillende leveranciers. In theorie biedt het een totaaloplossing voor de selectie, inhuur, gegevensverwerking en facturatie van alle flexibele medewerkers op één platform. Toch is een VMS niet voor ieder bedrijf de juiste oplossing. In deze blog onderzoeken we de voor- en nadelen van een Vendor Management Systeem en dragen we een alternatief voor inhuuroptimalisatie aan.
Hoe werkt een Vendor Management Systeem?
Een VMS is zowel een inkoopsysteem als een managementsysteem en heeft twee doelen. Ten eerste het inhuurproces optimaliseren en ten tweede ervoor zorgen dat alle juridische en fiscale zaken aan wet- en regelgeving voldoen.
Inhuuroptimalisatie via een Vendor Management Systeem begint bij een behoefte naar een flexibele medewerker en het uitzetten van een vacature. Vervolgens kan je in het systeem kandidaten selecteren en contractafspraken maken met leveranciers. Dit wordt allemaal vastgelegd in het VMS, zodat de gegevensverwerking en uiteindelijk de facturatie efficiënt worden afgerond.
Tijdens het gehele proces worden documenten centraal opgeslagen en de geldigheid, van bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag, gewaarborgd door automatische controle.
Wat zijn de voordelen van een Vendor Management Systeem?
Het meest zichtbare voordeel van een Vendor Management Systeem is het inkopen en beheren van alle flexibele medewerkers op één centraal platform. Dit betekent dat alle acties vanaf het uitzetten van de vacature tot aan de facturatie allemaal in hetzelfde systeem plaatsvinden.
Het systeem controleert de contracten en documenten die tijdens dit proces voorbijkomen automatisch op (prijs)afspraken en geldigheid. Deze controle zorgt voor een lage foutmarge op facturen. Tot slot geeft een VMS ook inzicht in de prestaties van leveranciers met rapportages. Dit is data die inkoop kan gebruiken tijdens de onderhandelingen met leveranciers.
Deze voordelen zijn bij de inhuur van zowel white-collar als blue-collar medewerkers van belang. Bij het onderzoeken van de nadelen zul je zien dat een VMS niet altijd de beste oplossing is voor het inhuren van blue-collar medewerkers. Als jouw bedrijf veel blue-collar uitzendkrachten inzet, loont het om de alternatieve oplossing van FlexForceMonkey te bekijken.
Wat zijn de nadelen van een Vendor Management Systeem?
Software als een totaaloplossing brengt onvermijdelijk een aantal dilemma’s met zich mee. Het eerste dilemma vindt al plaats na de aanschaf van een VMS, in de implementatieperiode. De nieuwe software moet namelijk worden gekoppeld aan de huidige systemen van jouw bedrijf. Hoe makkelijk dit gaat is afhankelijk van de bestaande koppelingen die jouw organisatie in huis heeft.
Sommige aanbieders van Vendor Management Systemen zijn bereid maatwerk te leveren voor een nieuwe klant als er geen bestaande koppelingen aanwezig zijn. Dit klinkt als een extra service, maar vergroot de kans op complicaties. Doordat de aanbieder geen standaard koppeling heeft met jouw systemen duurt de implementatieperiode nog langer. Daarnaast zullen aanpassingen extra tijd kosten, aangezien er geen kennis of ervaring is met jouw specifieke koppeling.
Na de implementatie moeten alle medewerkers die een rol spelen in de inhuur van flexibele krachten de nieuwe software leren gebruiken. Dit blijkt nogal een struikelblok, aangezien 77% van de bedrijven die een VMS inzetten het beheer uitbesteden aan een Managed Service Provider.
Het laatste nadeel vind je in de samenwerking met leveranciers. Hoewel jouw processen intern worden geoptimaliseerd, is integratie met leveranciers niet vanzelfsprekend. Grote kans dat zij jouw data met CSV-bestanden naar hun eigen systemen moeten importeren, een uitdaging die met het juiste alternatief vermeden kan worden.
VMS niet geschikt voor blue-collar uitzendkrachten
Binnen bedrijven waar veel blue-collar uitzendkrachten worden ingezet is het belangrijk dat er snel kan worden op- en afgeschaald. Door de hierboven genoemde complicaties zoals de integratieperiode, de afhankelijkheid van een Managed Service Provider en moeizame samenwerking met leveranciers, kan het lastig worden om snel te schakelen.
De beste inhuuroplossing voor jouw bedrijf
Het inzetten van een VMS brengt grote verandering van het inhuurproces met zich mee. Het is verstandig om mogelijke alternatieven te onderzoeken voordat je besluit nieuwe software aan het proces te introduceren. Als je nadenkt over het aanschaffen van een VMS ben je waarschijnlijk op zoek naar back-office optimalisatie en compliancy binnen inhuurprocessen. Gelukkig kan je dit ook bereiken zonder de werkomgeving drastisch te veranderen.
Het alternatief: FlexForceMonkey
Met een koppeling van FlexForceMonkey is het voor opdrachtgevers en opdrachtnemers mogelijk om in eigen systemen te blijven werken en data automatisch met elkaar te delen. Zo blijft de bekende werkomgeving intact en heb je toch de grootste voordelen van een VMS in huis. Benieuwd hoe we dat doen? Neem dan vrijblijvend contact op.
