Een Vendor Management Systeem, vaak afgekort als VMS systeem, is een specifieke softwareoplossing welke opdrachtgevers of brokers in kunnen zetten voor de selectie, contractering en het factureren van hun flexibele schil. De twee belangrijkste functies van een VMS systeem zijn het managen van de workflow en het faciliteren van (basale) communicatie met de opdrachtnemer. De software valt zowel binnen de software-categorie inkoopsystemen als binnen de categorie Human Capital Management.
De processtappen in een VMS systeem
De workflow stappen van een Vendor Management Systeem lijken erg veel op die van een
Purchase to Pay omgeving. Op zich is dat natuurlijk niet vreemd. Het draait om inkoop van menskracht, en inkoop kent in een organisatie nu eenmaal een vast patroon.
- Behoefte definitie
- Kandidaatselectie
- Opdracht/contract
- Tijdverantwoording
- Facturatie
In de meeste gevallen bestaat de facturatie binnen een VMS systeem uit zogenaamde self-billing. Hierbij stuurt de opdrachtgever een factuurvoorstel aan de leverancier op basis van ‘tarief’ maal ‘goedgekeurde uren’.
Business case: werk uit handen of bewaking?
De business case achter aanschaf van een VMS systeem is lang niet alleen gebaseerd op optimalisatie van het proces. De meeste organisaties overwegen de overstap naar een Vendor Management Systeem vooral omdat deze software je kan helpen de compliance in je proces en over je afdelingen heen te bewaken. In veel landen kent inhuur van arbeid een complexer juridisch en fiscaal kader dan de inkoop van goederen, dus verdedigt dit regelmatig ook een specifieke oplossing.
Afwijkende data modellen en communicatie
Specifiek vanwege de afwijkende datamodellen van de flexibele schil ten opzichte van de inkoop van goederen, maar ook vanwege de behoefte aan communicatie met de markt, kunnen VMS systemen procesoptimalisatie ondersteunen.
Die afwijkende datamodellen zitten in het toepassen van variabele tarieven (zoals een CAO voor uitzendkrachten) en de onvoorspelbaarheid van de aantallen gewerkte uren. Deze beide afwijkingen veroorzaken veel uitval in je factuurcontrole. Communicatie met de markt vindt vooral plaats rondom werving van de juiste kandidaat en het managen van het contract inclusief bijlagen. Hiervoor bieden veel VMS systemen basale oplossingen maar het blijkt dat deze toegevoegde waarde nog steeds vooral commerciële argumentatie is en in de praktijk relatief weinig waarde brengt.
Als leverancier moeten werken met een VMS systeem
Vendor Management Systemen zijn erg gericht zijn op de optimalisatie van processen binnen de opdrachtgever. Gebruiksvriendelijkheid is meer gericht op kleinschalig gebruik binnen de gig economie dan op grootschalige supplier-processen. Niet zelden moet een uitzendbureau met honderden inzetten bij een opdrachtgever handmatig CSV bestanden downloaden om bijvoorbeeld de gewerkte uren te interface naar haar eigen backoffice omgeving.
Het juiste
business network voor integratie eventueel uitkomst bieden.
