De situatie

Steeds meer bedrijven gebruiken een geautomatiseerd Purchase to Pay proces om hun inkopen effectief te verantwoorden en efficiënt te administreren. Diverse tools zijn hiervoor beschikbaar zoals SAP SRM, SAP MM, SAP Ariba, Oracle, Coupa, Visma-ProActive, Proactis, Procuro, etcetera. Een dergelijk stuk software kan een mooie basis zijn waarmee de inkoopafdeling al haar spend under management houdt. Ook de categorie inhuur moet op de een of andere manier een plaatsje krijgen in dit programma maar dat blijkt vaak nog niet eenvoudig. Een inhuurproces verloopt vaak net even anders dan de inkoop van pennen en potloden of reserve onderdelen voor je fabriek. Vooral het datamodel ziet er anders uit waardoor de data die je uitwisselt met je leverancier (op Purchase Order, Ontvangstbevestiging/Urenbevestiging en Factuur) vaak meer vragen oplevert dan antwoorden.

Waar botst Purchase to Pay met het inleenproces?

Het P2P proces bestaat uit enkele vaste proceselementen. Veel daarvan zijn ontwikkeld voor eenvoudig (de)centraal gebruik rondom de inkoop van facilitaire goederen.
Afbeelding: de operationele purchasing cycle binnen het inkoopspeelveld
In de praktijk blijken sommige van deze elementen niet altijd even soepel te passen op de belevingswereld en het administratieve model van inhuurleveranciers. Zo wordt er in de aanvraag bijvoorbeeld vaak gebruik gemaakt van een catalogus systeem. Dit is een systeem waar leveranciers eenvoudig hun prijzen in kunnen onderhouden. Het is van origine gericht op materialen en (stuks)prijzen niet op complexiteit van mensen en dynamische uurtarieven. Min of meer hetzelfde probleem kom je tegen bij de ontvangstbevestiging. In een P2P systeem is dit meestal gericht op spullen die je in een catalogus gekocht hebt. Het boeken van gewerkte uren, al dan niet met CAO-complexiteit erbij, is meestal niet eenvoudig.

Over dit soort verschilletjes tussen Inhuren en Inkopen kunnen we een boek vol schrijven. En dat hebben we dus ook gedaan. Download hem nu

Hoe zet je FlexForceMonkey in als vertaalmachine om dit P2P proces toch te optimaliseren?

Het passend maken van Inhuur op een Purchase 2 Pay systeem is de eerste use-case waarvoor FlexForceMonkey ooit ontwikkeld is. Het is door diverse slimmigheidjes dan ook het platform dat geschikt is als vertaalmachine tussen P2P en Inhuur. Door data te delen binnen de supply chain krijg je een meer collaborative experience: Eén platform waar opdrachtgever en opdrachtnemer op samenwerken:
Online delen van data zodat purchase to pay software en leveranciers backoffice in hun ideale werkomgeving blijven functioneren.
  • FlexForceMonkey is in staat om aangeboden HR-data te vertalen naar een inkoopcatalogus. Handig, ineens alle uurtarieven die door de uitzender worden beheerd als losse inkoopregels beschikbaar via OCI. Hiermee leggen wij dé basis voor een automatische factuurcontrole!
  • Ons datamodel snapt de verschillen tussen uren en spullen, dus Purchase Order (PO), Ontvangstbevestiging en Factuur worden in de juiste datamodellen gecommuniceerd met jouw systeem terwijl de leverancier ook iets ziet wat hij/zij begrijpt.

Wil je de werking van een catalogus voor inhuur in de praktijk zien? Neem dan direct contact op voor een uitleg of de inloggegevens van ons demonstratiesysteem. Wat is er nu beter dan het zelf aan je OCI connector hangen voor een self-service demo in je eigen software!