Inhuur optimaliseren met een Purchase to Pay systeem en FlexForceMonkey
Ook de categorie inhuur moet een plaatsje krijgen in dit P2P-programma maar dat blijkt vaak nog niet eenvoudig. Een inhuurproces verloopt vaak net even anders dan de inkoop van pennen en potloden of reserve-onderdelen voor je fabriek. Vooral het datamodel ziet er anders uit, waardoor de data die je uitwisselt met je leverancier (op Purchase Order, Ontvangstbevestiging/Urenbevestiging en Factuur) vaak meer vragen dan antwoorden oplevert.
Waar botst Purchase to Pay met het inhuurproces?
Het Purchase to Pay-proces bestaat uit enkele vaste proceselementen. Veel daarvan zijn ontwikkeld voor eenvoudig (de)centraal gebruik rondom de inkoop van facilitaire goederen.
In de praktijk blijken sommige van deze elementen niet altijd even soepel te passen in de belevingswereld en het administratieve model van inhuurleveranciers. Zo wordt er in de aanvraag bijvoorbeeld vaak gebruik gemaakt van een catalogus systeem. Dit is een systeem waar leveranciers eenvoudig hun prijzen in kunnen onderhouden. Het is van origine gericht op materialen en (stuks)prijzen niet op complexiteit van mensen en dynamische uurtarieven.
Min of meer hetzelfde probleem kom je tegen bij de ontvangstbevestiging. In een Purchase to Pay-systeem is dit meestal gericht op spullen die je in een catalogus gekocht hebt. Het boeken van gewerkte uren, al dan niet met CAO-complexiteit erbij, is meestal niet eenvoudig.
Over dit soort verschillen tussen inhuren en inkopen kunnen we een boek vol schrijven. En dat hebben we dus ook gedaan.
Download hem nuHoe zet je FlexForceMonkey in als vertaalmachine om dit Purchase to Pay proces te optimaliseren?
Het passend maken van inhuur op een Purchase to Pay-systeem is de eerste use-case waarvoor FlexForceMonkey ooit ontwikkeld is. Het is door diverse slimmigheidjes dan ook het platform dat geschikt is als vertaalmachine tussen P2P en Inhuur. Door data te delen binnen de supply chain krijg je een meer collaborative experience.
Eén platform waar opdrachtgever en opdrachtnemer op samenwerken:
- FlexForceMonkey is in staat om aangeboden HR-data te vertalen naar een inkoopcatalogus. Handig, ineens alle uurtarieven die door de uitzender worden beheerd als losse inkoopregels beschikbaar via OCI. Hiermee leggen wij dé basis voor een automatische factuurcontrole!
- Ons datamodel snapt de verschillen tussen uren en spullen, dus Purchase Order (PO), Ontvangstbevestiging en Factuur worden in de juiste datamodellen gecommuniceerd met jouw systeem terwijl de leverancier ook iets ziet wat hij/zij begrijpt.
Zo werkt het
De informatie van het uitzendbureau wordt door onze koppeling automatisch doorgezet in jouw systeem. CAO en contractuele afspraken worden automatisch gecontroleerd. En over checks gesproken: ook de controle van uren in combinatie met het contract verloopt geautomatiseerd. Je krijgt alleen een alert als iets niet klopt.
Periodiek draai je bovendien een verschillenfile, waardoor je geen gedoe meer hebt met uren die te laat zijn toegevoegd. Automatiseren van het P2P-proces is makkelijk, snel én veilig. Dit realiseer je met behulp van slimme koppelingen. Op die manier verban je de meeste problemen naar de verleden tijd. Het geeft je de controle én je tijd terug.
Wil je de werking van een catalogus voor inhuur in de praktijk zien? Neem dan direct contact op voor een uitleg of de inloggegevens van ons demonstratie systeem. Wat is er nu beter dan het zelf aan je OCI connector hangen voor een self-service demo in je eigen software!
Neem contact op