Veel inkopers zullen het uitsturen van de purchase order zien als de basis voor ieder goed inkoopproces. Toch zit daar bij het inkopen van arbeid, inhuur van externen dus, een addertje onder het gras. Een inkooporder gaat namelijk uit van voorspelbare levering van een voorspelbaar goed of dienst. Maar de inzet van een uitzendkracht over een periode van meerdere maanden is niet zo voorspelbaar. Tijdstippen waarop is gewerkt; ziekte; feestdagen; het speelt allemaal mee in de daadwerkelijke financiële verplichting die de opdrachtgever aan gaat. Daarom zien wij tijdregistratie voor uitzendkrachten bij inkoop dus als de procesbasis.
Aan welke voorwaarden moet tijdregistratie voor uitzendkrachten voldoen?
Die basis voor een goed proces heeft natuurlijk wel voorwaarden. Niet ieder velletje papier met wat getallen per datum vormt een even effectieve basis, dat zal iedere lezer snappen. Dus waar moet je nu op letten als je effectieve tijdregistratie voor uitzendkrachten wilt inzetten bij de inkoop van externe arbeid.
- Digitaliseer: het klinkt als een wagenwijd openstaande deur, maar digitaliseer je tijdregistratie end to end. Je wilt niet weten hoeveel miljoenen transacties per jaar, in Nederland alleen al, pas sluitend worden verklaard in de hele keten wanneer er een natte handtekening op papier staat. Digitalisering van uren en structureel uitbannen van dat papier bij jezelf en je hele supply chain maakt je controle veel flexibeler. Maar zorg er wel voor dat je die digitalisering op de juiste manier hebt ontsloten in je proces.
- Integratie met je inkoopproces: ontsluiten van je digitale urenregistratie begint bij het vastleggen van uren in een structuur die eenvoudig te koppelen is met je inkoop en financiën. Een veelgemaakte fout is dat men uren schrijven eenvoudig wilt maken, terwijl kosten- en tariefscontrole van nature die eenvoud gewoonweg niet toestaan. Vaak wordt dit dan opgelost door handmatig omvormen van de data. Dit levert enerzijds fouten op en anderzijds een moeilijk op te schalen proces. Dit kun je voorkomen door de structuren van je purchase order, je tijdregistratie en je kostenadministratie gelijk te houden. Hierdoor blijft uren registreren overzichtelijk en is de koppeling naar het inkoopproces toch eenvoudig te maken.
- Integratie met je HR proces: inhuur van arbeid, en zeker structurele capaciteit, is natuurlijk niet enkel een inkoopfeestje. Ook de benodigde HR processen moeten gevoed en bestuurd kunnen worden vanuit de tijdregistratie. Het is in veel gevallen dus noodzakelijk om te zorgen dat de registratie van uren bij je ingehuurde arbeid op dezelfde manier wordt vastgelegd als van je eigen mensen. Hierdoor krijg je een zuiver beeld op je totale activiteiten. Dan kan dus ook Total Resource Management een optie worden voor je organisatie.
- Integratie met je leverancier: los van jouw inkoop- en HR-processen moet de gewerkte tijd ook worden vastgelegd als omzet bij je leverancier. Juist hier gebruik maken van dezelfde bron scheelt heel veel werk in je factuurcontrole. De manier hoe je tijd vast laat leggen door uitzendkrachten moet dus ook eenvoudig te ontsluiten zijn naar een (hopelijk!) gedigitaliseerd proces in een andere organisatie. Hiervoor is vasthouden aan de HR-XML standaard (voor de Nederlandse uitzendmarkt beheert in de SETU) een goede manier om te zorgen dat je hoge mate van integratie niet resulteert in onbeheersbare supplier lock-in.
Dus een PO of een Timesheet als leidraad?
Deze opsomming kent best veel complexe details maar zou toch in ieder geval één ding duidelijk moeten maken. Gewerkte uren binnen de inhuur van externen moeten aan veel meer standaarden en eisen voldoen dan enkel het volgen van de inkoopopdracht. Het vraagt een behoorlijk uitgebalanceerde aanpak om daadwerkelijk op al die fronten een goede aansluiting en versnelling van het proces te forceren. Als je toch wilt dat de PO vanuit een standaard systeem in al haar eenvoud leidend is moet je alsnog zorgen voor de juiste systematiek in de hele digitalisering er omheen. Neem dan gerust eens contact op.
