Use-case opdrachtgevers met self-billing

De situatie

Steeds meer inkoopoplossingen bieden opdrachtgevers de mogelijkheid om self-billing (ook reversed billing genoemd) te gebruiken. Dan verwacht het inkoopproces geen factuur meer van jou, maar reikt de afnemer de factuur uit die hij gaat betalen. Deze omgedraaide vorm van facturatie is ontwikkeld voor situaties waarin de klant meer zicht heeft op de feitelijke factuurwaarde. Zoals bijvoorbeeld complexe bonusconstructies. Helaas misbruikt men dit steeds meer om de gevolgen van een slecht lopend proces op te lossen. Vaak blijken uren die binnen het klantproces zijn verantwoord niet (goed) door jou als opdrachtnemer verwerkt te kunnen worden. Wanneer jij daarop een factuur stuurt is de kans groot op mismatches. Hierdoor moet eigenlijk de administratie bij jouw opdrachtgever aan de slag om de fouten te evalueren. Reversed billing is dan een eenvoudige optimalisatie voor hen. Men stuurt ineens de verwerkte uren plus een “door klant uitgereikte factuur” jouw kant op. Als jullie niet reageren op de hoogte van het bedrag krijg je na het verlopen van de betaaltermijn het geld gewoon op je bank gestort.

Waar botst self-billing van een klant met jouw backoffice-proces?

Kijk je er op afstand naar dan lijkt het een aardige oplossing. Het stukje mismatch in het proces knip je er namelijk uit. Maar als je inzoomt blijkt dat natuurlijk onzin. Want als de uren op zo een manier geschreven zijn dat jij ze als intermediair niet kunt verwerken, dan is er nog steeds een mismatch. Het enige verschil is dat de opdrachtgever van de moeite om te controleren af is, die ligt nu op jouw bord. Dit wordt allemaal extra werk voor jullie backoffice. Vraag je dus goed af of de contractuele marge dan eigenlijk wel uit kan! Daarnaast moet je vaak aanpassingen doen in je proces en systeem. Jullie backoffice is ingericht om automatisch een factuur uit te schieten op basis van verwerkte uren en ineens moet dat anders.

Hoe zet je FlexForceMonkey in om self-billing makkelijker te maken?

In deze situatie kan FlexForceMonkey twee oplossingen bieden. Wij lossen de root cause van het probleem op en door de controle naar ons platform te verschuiven ontlasten wij jullie backoffice. Wanneer je alle data met die opdrachtgever uitwisselt via FlexForceMonkey wordt het proces en de datakwaliteit gegarandeerd beter. Hierdoor zal de mismatch in urenverwerking tussen jullie en jouw klant aanzienlijk verminderen. Vervolgens is onze software, op basis van die aangeleverde uren, in staat om de self-bill te controleren met jouw intern gegenereerde factuur. De gevonden fouten kunnen op iedere gewenste manier teruggekoppeld worden naar jullie backoffice of direct automatisch naar crediteurenbeheer van jouw opdrachtgever. Wanneer je behoefte hebt om eens wat verder door te praten over dit onderwerp, neem dan contact op voor een demo en verdere uitleg!