Purchase To Pay is een verzamelnaam voor systemen en processen in het operationele inkoopdomein en wordt vaak afgekort als P2P of PtP. De functie van een purchase-to-pay-proces is erop gericht de behoeften aan goederen en diensten van mensen in de organisatie te begeleiden naar een levering en een betaalde factuur.
Vele rollen in Purchase to Pay
Het omzetten van een behoefte in een levering vraagt dat deze langs budgethouders, contract-beheerders, inhoudelijke expertise en eventueel voorraadbeheer moet worden geleidt. Daarnaast wil de leverancier graag betaald worden binnen de afgesproken betaaltermijn dus moet er uiteindelijk ook nog iemand binnen Finance kunnen overzien dat de factuur klopt. Of je dit proces nu binnen je bedrijf actief als Purchase to Pay bestempelt of niet, wanneer je logisch naar deze stappen kijkt zul je herkennen dat eigenlijk iedere organisatie met meerdere medewerkers gebruik maakt van (enige vorm) van P2P.
Systemen binnen P2P
Wanneer dit proces te groot wordt voor spreadsheets en email, ontstaat de nieuwe uitdaging. Grotere organisaties proberen P2P-softwaresystemen op zo een manier in te richten dat:
- controleerbaarheid van de uitgaven maximaal wordt; en
- het aandeel transacties waar handmatige actie voor nodig is minimaal.
Als leverancier van tijdelijke arbeid in Purchase to Pay
Aangezien het bestellen van een doos pennen iets anders is dan het bestellen van “Willem de uitzendkracht” en aangezien het binnen boeken van een pakketje uit een webshop iets anders is dan het registreren van gewerkte uren door “Marije de IT consulant”, lopen leveranciers van uurgerelateerde inhuur nogal eens tegen moeilijkheden aan. Het blijkt dat zij de beschikbare P2P data end-to-end maar moeilijk kunnen verwerken en het complex blijkt de data behoefte van hun opdrachtgever voor controle van de factuur te faciliteren.
Het juiste
business network voor integratie, of een geschikt
VMS-systeem kan hierbij ondersteunen.
