Dat lijkt nu echt eens een kleine uitdaging, zo op het eerste gezicht, het opzetten van een klantkoppeling tussen jouw uitzendsysteem en het HR systeem van je opdrachtgever. Helaas moet ik je uit de droom helpen. Het is van een andere complexiteit dan het samenwerken via een Purchase to Pay koppeling, maar Human Capital Management systemen (zoals HR pakketten vaak voluit worden genoemd) hebben zo hun eigen uitdagingen.
Waarom verschil, de core business is toch hetzelfde?
Maar waarom toch verschillen als de core business aan beide kanten van de koppeling zoveel overeenkomst heeft? Logische vraag. Beide kern activiteiten zijn gericht op Human Resource management. Bij de ene draaien de werkprocessen en applicaties om de verkoop van uren, bij de ander om inzet van uren op de werkvloer. In beide gevallen een stamgegeven met persoonsdata nodig, wat organisatorische informatie en functionaliteit om uren te registreren. Een
softwaresysteem voor uitzenden en een HCM systeem voor opdrachtgevers verschillen echter vaak op twee punten: uren registratie en facturatie.
Klantkoppeling tussen uitzendsysteem en HR systeem, waar laat je de factuur?
Als jouw systeem en dat van je opdrachtgever het met elkaar eens zijn over de gewerkte uren, dan heb jij je geld nog niet ontvangen. Daarvoor moet jij eerst een factuur aanbieden en in een gedigitaliseerd landschap is het logisch om dat ook digitaal te doen. Maar die e-factuur (elektronische factuur, digitale factuur) kun je in veel gevallen niet zomaar inschieten bij je klant zonder dat het Financiële /
Inkoop proces hiervoor voorbereidende informatie verwacht.
Dit betekent dus dat de data die jij met het HR systeem van je klant uitwisselt ook effectief en efficiënt moet worden ingezet om die factuur te kunnen boeken. Maak hierover duidelijke afspraken. Zijn er rapportages bij nodig? Moeten er handmatige controles worden ingeregeld? Is er sprake van handmatige data-entry? Dat klinkt allemaal niet echt als een optimale digitale keten, maar als het zonder niet end-to-end werkt zul je toch iets moeten.
Meer lezen over uitzenden en inkoopsystemen? Download ons Nieuwste eBook
Uren zijn niet altijd uren, als je begrijpt wat ik bedoel
En dan de uren nog. In vele gevallen zul je er tegen aan lopen dat het ene systeem wel en het andere niet in gewerkte tijden kan denken. En dat maakt nogal een integratie-dingetje. Het ene systeem biedt gewerkte tijden per persoon aan terwijl het ontvangende systeem de verwachting heeft gekwalificeerde aantallen uren per uursoort te ontvangen. Daarvoor heb je dus nog een CAO ontrafelaar / Uren ontrafelaar nodig. In sommige gevallen kan de software van je opdrachtgever daarin voorzien, dus vraag ook hier even door.
