Help mijn opdrachtgever wil Purchase to Pay!

Ken je dat gevoel, jij hebt als proces expert of projectleider intern je opdracht duidelijk. Jij gaat binnen jullie uitzendbedrijf een grote ambitie aan om klantprocessen te digitaliseren en jullie grootste opdrachtgever geeft aan graag mee te werken. Enthousiast ga je op gesprek om het project te verkennen, alleen blijkt er niemand van HR aan tafel maar zit je met business analisten en experts van finance en inkoop. Waar jij gepokt en gemazeld bent in uitzendwerk blijkt dat jouw opdrachtgever wil praten over Purchase to Pay processen.

Even snel vertalen: uitzenden versus Purchase to Pay

Waar jij denkt aan Human Resources en Opdrachten of Plaatsingen, moet je ineens omschakelen en blijkt de Purchase Order het uitgangspunt. Een timesheet, of urenbriefje zo jij wilt, bespreekt men daar als service ontvangst. Of erger nog “goederen ontvangst” want tsja, dat is nu eenmaal de logistiek gestoelde terminologie die het systeem hanteert. Een factuur is gelukkig gewoon een factuur. Alleen boeken we die niet gewoon op basis van de uren, nee er blijkt iets te bestaan dat 3-weg matchen heet.

Is P2P enkel inkoper taal of is er ook echt iets aan de hand?

Helaas, het is echt meer dan enkel de termen vertalen van iets dat jij gewend was naar de taal van een andere belevingswereld. Er blijkt ook echt iets aan de hand te zijn wanneer je als uitzendbureau een koppeling met het Purchase to Pay proces van je klant aan wenst te gaan. Het hele referentiekader is anders en dus ook het ondersteunende datamodel. De communicatiestandaarden en de juridische formaliteiten zijn gestoeld op andere verwachtingen. Je zult niet enkel woorden gaan vertalen maar ook data objecten.

Dus is het “Help mijn opdrachtgever wil Purchase 2 Pay”, of gaat het uiteindelijk wel?

Gelukkig is het probleem goed op te vangen als je weet waar je op moet letten. De data die je aan biedt moet je omdenken alsof het pennen en potloden zijn, de afwijkingen in het proces net even kunnen parkeren en vooral de referentie codes die jouw klant verwacht zijn anders dan wat je gewend was te leveren.