In een vorig blog haalde ik de impact aan van data handmatig overnemen in het inhuurproces. We hebben berekend dat bij een inzet van 75FTE aan flexkrachten, een gemiddelde organisatie eenmaal per jaar een stevig boek aan gegevens overtypt om haar administratieve processen intern te draaien. Binnen dit blog duik ik iets dieper in de lean procesoptimalisatie binnen inhuur van tijdelijke arbeid.
Dat overtypen komt door het uitwisselen van informatie over het inhuurproces via email. Ik denk dat iedereen in de praktijk hier van alles bij kan voorstellen.
Overtypen als bron van problemen
Je zet een vraag uit bij je uitzendbureau per email; je beoordeeld voorgestelde kandidaten per email; je wisselt contractwerk en inkooporder uit per email; je zet de persoonsgegevens van de nieuwe flexkracht (die je hebt ontvangen per email) handmatig in jouw HR administratie; je hebt emailcontact over timesheets en uiteindelijk ontvang je ook nog eens een factuur per email die je in de administratie moet verwerken.
Wanneer jij een klein bedrijf runt en je huurt af en toe eens een uitzendkracht of een adviseur in is dat allemaal nog niet zo erg. Maar denk je eens in hoe groot dit probleem wordt wanneer je tientallen inleenkrachten tegelijk hebt rondlopen en losse afdelingen hebt voor recruitment, HR administratie, contractmanagement en factuurverwerking? Dan heeft iedere afdeling maar zicht op een deel van die gegevens en de impact van het overtypen ligt verspreid over de hele organisatie.
Die impact is best wel groot. Het is namelijk de moeite uitgedrukt in tijd die komt kijken bij dat overtypen. Dat is de feitelijke tijd die het in beslag neemt om over te typen. Maar wat nog veel meer tijd vraagt is de afstemming van fouten in die data. En kans op fouten in data is veel groter naarmate je data met de hand bewerkt natuurlijk.
Die negatieve impact binnen een proces noemen we rondom Lean procesoptimalisatie binnen inhuur “waste” (ja letterlijk vertaald: “afval”). Het is aandacht die je binnen je organisatie besteed aan iets wat absoluut geen waarde toevoegt aan het eindproduct of de dienst die je levert aan je klanten. En waste is dus iets wat je eigenlijk altijd zou moeten willen wegsnijden uit je bedrijfsvoering. Het voegt niets toe, het leidt alleen maar af, het kost onnodig geld en is dus volstrekt onwenselijk.
Process stapling binnen inhuur als route naar lean procesoptimalisatie
Natuurlijk liggen de grote brokken werk in de happy flow wel duidelijk voor ogen, meestal bij een HR administratie en de Accounts Payable afdeling. Je kunt met een stopwatch naast de verwerkers gaan zitten en een gemiddelde tijd berekenen die zij in een regulier standaard succesvol procesvoorbeeld bezig zijn met het handmatige werk.
Maar er zit vaak ook heel veel potentieel in de momenten waarop het even niet zo soepel loopt. Een factuur die niet matcht omdat de uren niet geregistreerd stonden van die flexkracht. Of uren die helemaal niet geschreven konden worden omdat er iets in het contract niet goed verwerkt bleek. Om die impact in beeld te krijgen is process stapling een erg interessante methode.
Je gaat in dat geval een aantal voorbeelden van uitzonderingen met de hand volledig nalopen. De term process stapling komt van het woord ‘nietje’. Toen deze term werd uitgevonden werd er nog lang niet overal met computers gewerkt. Vaak liepen er dus nog fysieke formulieren door een organisatie. Hieraan kon letterlijk een logging blad worden geniet waarop alle stappen werden ingevuld die het formulier had afgelegd. Tegenwoordig kun je natuurlijk met desk research veel bereiken maar het komt op hetzelfde neer. Je probeert een beeld op te doen van iedere stap die de vraag heeft afgelegd om uiteindelijk tot een oplossing te leiden. Welke personen hebben zich over de vraag moeten buigen? Welke emails of chatberichten zijn rondgestuurd? Hoe vaak ging het op-en-neer tussen meerdere personen?
(Ben je geïnteresseerd in de basisprincipes van Lean procesoptimalisatie binnen inhuur? Dan kan ik je van harte het boek “The machine that changed the world” aanraden, van James P. Womak).
Business case voor digitalisering
In de meeste gevallen sta je er uiteindelijk van te kijken hoeveel stapjes een relatief simpele uitzoekvraag doormaakt om tot een antwoord te komen. Wanneer je dat 10 keer doet voor een vergelijkbaar symptoom krijg je snel een betrouwbaar idee van de impact van een uitzondering. Vermenigvuldig dat dan maar eens met de feitelijke uitvalcijfers in jullie processen, dan blijkt de business case om nu toch echt eens iets te gaan doen aan verdere digitalisering van het inhuurproces best wel sterk te zijn!
Met het supply chain management platform FlexForceMonkey lossen wij deze problemen op door het dataverkeer tussen bedrijven en systemen in de flexketen vergaand te digitaliseren. Geen emailverkeer meer, enkel direct uitgewisselde datastromen die garanderen dat waste op overtypen, zowel initieel bij de verwerking als secundair bij het oplossen van fouten, wordt voorkomen. Neem gerust een contact op als je vragen hebt rondom het opstellen van een business case. Of plan direct een afspraak als je meer wilt weten over wat FlexForceMonkey voor jouw organisatie kan doen.