Jaren geleden richtten wij ons supply chain management platform voor flex op vanuit praktijk ervaring in het optimaliseren van inhuur. De ene corporate bekeek het puur vanuit het eigenaarschap van HRM, een andere organisatie zag het als inkoop-probleem en heel soms werd de pijn bij een bedrijf integraal beleefd. Dan wordt ernaar gekeken vanuit een purchase to pay gedachte met diverse eigenaars en stakeholders, maar wel altijd allemaal intern.
Toch bleef het altijd voelen als een spelletje “whack-a-mole”. Je kent het vast wel, met de hamer de steeds uit de grond opspringende beestjes plat slaan. Wanneer je een inefficiency hier oplost steekt hij daar de kop weer op. Vanuit zuilen naar de inhuur van flexkrachten kijken bleek continu verschuiven van het probleem maar het nooit echt oplossen.
Wat is dat probleem dan?
Er wordt binnen de inhuurketen weinig aan data delen gedaan. Het feit dat mensen aan de lopende band data over moeten typen is de bron van het probleem. Data die in een HR systeem staat moet synchroon lopen met het inkoopsysteem. Die twee dienen als bron voor de factuurverwerking. Codering van die facturen gaat met de hand en oh ja, al die tijd registreert de leverancier ook nog eens van alles in zijn frontoffice, midoffice en backoffice systemen.
Data typen dus. Bij een inzet van zo’n 75 FTE zien wij al een gemiddelde van meer dan 50.000 data elementen per jaar. Dat is zo ongeveer de Odysseus van Homerus, de 7 Habits van Covey, ieder jaar opnieuw met de hand overschrijven. Kun jij jezelf voorstellen hoeveel tijd dat kost en hoeveel fouten je daar in maakt?
Nou dat is dus het probleem. De kosten van het typen door mensenhanden op zich zijn hoog en schaars. Maar als er daardoor dan ook nog eens fouten in de data sluipen die terugkomen als uitzoekpunten in je operationele proces, dan gaat de teller echt tikken. Allemaal mensenwerk, allemaal schaarse en dure tijd die wegtikt. Tijd die wegtikt is vertraagde betaling aan bemiddelingsbureau of zelfs aan de flexkracht zelf. Vertraagde betaling betekent ontevredenheid en dus verlaagde retentie voor de een. Maar voor de ander betekent het zelfs direct betaalproblemen in de privé sfeer.
En tot overmaat van ramp wordt er bij uitval in het proces meestal allerlei informatie gedeeld via chat- en emailkanalen. Inclusief naam en toenaam van de kandidaat, manager, recruiter, etcetera. Feitelijk allemaal AVG-technische risico’s die ontstaan in de stress van het moment.
Allemaal vervolgeffecten die je dus niet wenst, hiervoor is focussen op data delen een goede oplossing.
Wat lost data delen dan op?
De beste manier om te zorgen dat al die informatie kloppend op elkaar gelegd kan worden is zorgen dat de data overal beschikbaar is waar het nodig is. Dat klinkt simpel en in theorie is het dat eigenlijk ook.
Als een kandidaat zich inschrijft via een website bij het uitzendbureau, is het eigenlijk heel logisch dat die exacte data van frontoffice naar midoffice naar corporate HR systeem naar factuur dezelfde data is.
Wanneer je een tarief contracteert is het logisch dat dit van contractbeheer database naar verloningsengine in de backoffice naar factuur hetzelfde datasetje is.
Zodra jij zorgt dat je de data automatisch laat stromen tussen die systemen kun je als vanzelf zorgen dat je einderesultaat (een flexkracht die wordt beloond naar werken zodat zij haar toegevoegde waarde voor jouw klant blijft leveren) ook succesvol wordt.
Wij kijken hiernaar met een supply chain management bril. Hierbij heb je de interne en externe zuilen die samen moeten werken in een succesvol proces. Bij het wereldwijd produceren, bestellen en verschepen van goederen is het al decennia lang gemeengoed dat je dit digitaliseert. Waarom binnen inhuur van uitzendkrachten dan niet?
Wat kun jij morgen doen om naar succes op zoek te gaan?
Wij snappen dat het digitaliseren van je keten een avontuur is waar je stap-voor-stap doorheen wandelt. Er bestaan geen toverstafjes en magische consultants die in één keer alles voor je oplossen. De beste manier in onze ogen is om maar eens te beginnen met verkennen hoe jullie puzzel op weg naar beter data delen eruit ziet. Gewoon starten met in beeld brengen hoe de verschillende data objecten rondom inhuur van jouw flexkrachten, op en neer stromen tussen jullie interne systemen en die van je uitzendbureau.
Zoek hierbij eens naar termen als process stapling om deze eerste verkenning eenvoudig te maken. Dit komt uit de lean productie methodiek en staat voor het letterlijk fysiek volgen van een object door ieder stapje van behandeling in de keten. Zo krijg je een heel zuiver beeld welke weg een artikel volgt en welke behandelingen er aan worden uitgevoerd. Op deze zelfde manier kun je natuurlijk een dataobject volgen door alle behandelingen in systemen bij jou en je leveranciers. Het inzicht wat je hiermee opdoet kan je in een volgende stap helpen om de belangrijkste pijnpunten in beeld te brengen die je op moet lossen. Hou dus misschien maar meteen ons gratis inhuuroptimalisatiecanvas bij de hand om direct je inzichten in te vullen.
