Business case voor digitalisering in flex

Een vraag die wij vaak helpen beantwoorden, aan zowel afnemers als aanbieders in de keten, is het opzetten van een business case voor (keten-)digitalisering in flex. De eenvoudigste hulp die we daarbij kunnen bieden is overzicht geven. Wat reken je mee, wat is kwantitatief en kwalitatief onderdeel van de businesscase, hoe bepaal je betrouwbaarheid?

Welke componenten zitten er in een kwantitatieve business case voor digitalisering in flex?

Grofweg kent de cijfermatige kant van een business case altijd een beschrijving van kosten en opbrengsten. In werkelijkheid ga je alleen nooit daadwerkelijke opbrengsten krijgen in een keten-digitalisering voor flex administratie. Je moet hier even omschakelen omdat de opbrengsten uit je business case wordt gelezen in “huidige kosten die je straks niet meer hebt”. Je krijgt dus geen geld in handen maar je investeringsproject zorgt er in werkelijkheid voor dat je minder kosten maakt. Die opbrengsten zitten in het vermijden van fouten in data. Aan die fouten moet je uren besteden om ze op te lossen en die uren kosten geld. Eventueel komt daar nog rente aan vertraagde inkomsten bij wanneer die fouten leiden tot stilstaande facturen. De kostenkant van de business case is een combinatie van software-kosten en investeringsuren. Voor die software kosten moet je goed opletten of het eenmalige licentiekosten + periodieke onderhoudsfee zijn of dat je tegen een periodiek abonnement aankijkt. De uren die je er in moet stoppen voor implementatie zijn natuurlijk eenmalig.

Waar denk je aan bij een kwalitatieve business case voor digitalisering

Naast het cijfermateriaal is ook de kwalitatieve kant belangrijk voor management om een gevoel op te bouwen met de digitaliserings-case. Denk hierbij aan een hogere verwerkingssnelheid van uren waardoor een flexkracht sneller uitbetaald kan worden. Dit geeft een betrouwbaardere uitstraling voor het uitzendbureau als werkgever. Of een oplossing dat naast een betrouwbaardere data verwerking ook meer inzicht geeft in de keten over de status van data. Dat kan jouw naam richting je opdrachtgevers weer in een goed daglicht plaatsen!

Wat is dan het antwoord waar je management op wacht?

Heel vaak draait het bij een business case om de terugverdientijd. Die zegt veel in combinatie met de kwalitatieve voordelen van de investering (om niet te zeggen alles). Als een terugverdientijd langer wordt, wordt ook de faalkans groter. Een hogere terugverdientijd vraagt relatief gezien een hogere investering en hogere investeringen hebben meer componenten die negatief kunnen verrassen tijdens de uitvoering. De onderbuik begint dan snel te protesteren. Daarentegen zal een te korte terugverdientijd in combinatie met een kwalitatief te fantastische opbrengst ook snel achter de oren doen krabben. “Kan dit wel kloppen?” is dan de discussie die je moet overwinnen. Vaste richtlijnen zijn er niet, maar een aardige vuistregel is toch wel dat de gemiddelde budgethouder blij wordt van een terugverdientijd die onder een jaar ligt. Interesse in het Excel-template achter de afbeelding, of wil je gewoon even sparren over het onderwerp, neem gerust direct contact op.