In Scandinavië heeft bijna iedere organisatie het al ontdekt: e-facturatie. Maar liefst 90% van de factureringen worden daar al elektronisch verzonden. Nog even en ook Nederland volgt in deze voetsporen. We moeten wel. De meeste overheidsinstanties eisen namelijk al van leveranciers dat zij gebruik maken van e-facturatie. Maar zij zijn niet de enige, ook andere branches kunnen profiteren van de voordelen van elektronische facturen.
Welke voordelen heeft e-facturatie voor jouw organisatie? En welke resultaten kan je hiermee behalen?
Wat is e-facturatie?
E-facturatie houdt simpelweg in dat je elektronisch facturen verstuurt en ontvangt. Het verschil met het versturen van facturen in pdf-formaat, is dat er met e-facturatie ook een gestandaardiseerd XML-bestand wordt verstuurd. Dit pakt je systeem op en wordt automatisch verwerkt. Tijdrovende handelingen zoals controle en goedkeuring zijn niet langer nodig.
Het probleem
De ‘oude’ manier van factureren door middel van pdf’s of zelfs papier brengt veel nadelen met zich mee. Het gebeurt handmatig, kost (onnodig) veel tijd en is foutgevoelig. Toch stappen bedrijven voorlopig niet massaal over op e-facturatie. Een reden hiervoor is dat dit geen prioriteit krijgt en bedrijven niet overzien hoe ze dit aan moeten pakken en welke kostenbesparing het oplevert.
Daarnaast bestaat er niet één standaard voor e-facturen. De opbouw kan daardoor verschillen en elke klant is vrij om extra factuurinformatie op te vragen. Iedere sector heeft zijn eigen wensen, wat begrijpelijk is, maar dit zorgt ervoor dat het lastig wordt om één standaard door te voeren. Als bedrijven zich zouden houden aan de wettelijke factuureisen, zou dit geen probleem hoeven vormen en wordt e-facturatie het nieuwe ‘normaal’.
Belang voor jouw organisatie
Het is belangrijk om je bewust te zijn van de voordelen die e-facturatie kan bieden voor jouw bedrijf. Wij hebben er alvast drie op een rij gezet.
- Tijd- en kostenbesparing
Doordat er minder handelingen nodig zijn voor het versturen en verwerken van facturen, gaat dit een stuk sneller. Bedrijven die e-facturatie gebruiken, ervaren bovendien dat geld sneller op hun rekening staat én dat ze geld besparen door automatisering. Daarnaast besparen zij op kosten die eerder mogelijk naar herstelwerkzaamheden bij overnamefouten gingen.
- Foutloos
Doordat er minder stappen nodig zijn bij het versturen en verwerken van facturen, verminder je de kans op fouten. Het invoeren van de factuur is namelijk al gebeurd wanneer deze binnenkomt en wordt door het systeem automatisch gecontroleerd op basis van de gemaakte afspraken. Dit gebeurt zonder de interpretatieverschillen die zich wel voor kunnen doen bij een scanservice. Ook de typfouten bij handmatige invoer worden voorkomen.
- Compliance
E-facturatie betekent dat facturen voldoen aan de eisen van de klant en geldende wet- en regelgeving. Je kan makkelijker voldoen aan de eisen van de controller van de opdrachtgever. Daarnaast voldoe je aan de AVG. Op dit moment is het nog vaak zo dat facturen en andere documenten per e-mail verstuurd en ontvangen worden. Hierin staan met regelmaat persoonsgegevens van flexkrachten en andere vertrouwelijke informatie. Het e-mailverkeer is niet altijd veilig en een AVG-lek ligt dus op de loer. Met E-facturatie kun je dit voor zijn en je gegevens extra beveiligen.
Stap ook over
Het antwoord op de vraag of dit de nieuwe norm in het bedrijfsleven moet worden, is dus: ja! En wij kunnen jouw organisatie daarbij helpen.
Wil je tijd, kosten en fouten besparen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende toelichting over onze werkwijze.
Lees hier meer: https://flexforcemonkey.com/efacturen-verwerken-voor-de-inhuur-van-externen-via-flexforcemonkey/
