Ervaart jouw organisatie al het gemak van factuurmatching? Factuurmatching is het automatisch controleren van een factuur door een combinatie van data en slimme software. Bedrijven waar dagelijks containers met goederen binnenkomen zullen ongetwijfeld gebruikmaken van 3-way matching of zelfs 4-way matching om de facturatie met leveranciers te stroomlijnen. Voor inhuurfacturen is dit vaak nog niet het geval… Uiteraard is inhuur net een ander proces, maar daar kan 3-way of 4-way matching net zo goed waardevol zijn.
Ontdek in deze blog hoe factuurmatching voor inhuur in zijn werk gaat en waarom jij door een 4-way match vrijwel geen omkijken meer hebt naar inhuurfacturen.
Hoe werkt factuurmatching binnen inhuurprocessen?
Factuurmatching maakt gebruik van data uit het inkoopproces om een factuur automatisch te matchen. Hierdoor wordt het facturatieproces betrouwbaarder, sneller en makkelijker te controleren. Op grote inkooporders van goederen betekent dit een flinke besparing op tijd en kosten.
De facturatie tussen opdrachtgever en leverancier van flexibele krachten heeft hetzelfde doel maar komt op een andere manier tot stand. Inhuurfacturen bevatten andere data dan facturen van goederen en de hoeveelheid data waaraan een inhuurfactuur wordt getoetst geeft aan of het een 2-way, 3-way of een 4-way match is.
2-way matching
Door een factuur te koppelen aan een inkooporder ontstaat er een 2-way match. De inkoopafdeling legt de afspraken tussen opdrachtgever en leverancier vast, zodat deze informatie tijdens de facturatie beschikbaar is voor de financiële administratie. Zonder deze koppeling is de financiële administratie kostbare tijd kwijt aan het coderen van facturen. De koppeling is daarnaast een essentieel onderdeel om een 3-way of 4-way match te maken.
3-way matching
Met een 3-way match worden de factuur en inkooporder gekoppeld aan de geregistreerde uren. Hiermee wordt de afspraak als het ware gecontroleerd door na te gaan of de afgesproken uren ook echt gewerkt zijn. Hiervoor is een goede verbinding nodig tussen de urenregistratie op de werkplek en het financieel administratieve proces.
4-way matching
Een 4-way match bestaat eigenlijk uit twee 3-way matches. De al bekende 3-way match tussen factuur, inkooporder en urenregistratie én een koppeling tussen HR-gegevens, inkooporder en urenregistratie. Hierdoor worden de facturen op individueel niveau controleerbaar. Als er toch een fout op de factuur is, kom je er door deze koppeling snel achter bij welke flexkracht de afwijking ligt.
De beste match voor jouw inhuurprocessen
Effectieve factuurmatching draait om het beschikbaar maken van data die al eerder in het proces voorbijkomt. Een inkooporder, urenregistratie en HR-gegevens bevatten data die nodig zijn voor elk inhuurproces. Door deze informatie gedurende het inhuurproces vast te leggen heb je weinig omkijken naar de facturen van flexibele werknemers.
Ben je benieuwd hoe factuurmatching jouw inhuurprocessen kan optimaliseren? Neem contact op met FlexForceMonkey voor de eerste stap naar inhuuroptimalisatie.
