“Als informatie te berekenen valt, of te transporteren, dan hoeft data niet naar de voorgrond. Informatie wordt automatisch verwerkt op de achtergrond en naar de relevante systemen gestuurd”
Op 5 oktober was Doede van Haperen, CEO van FlexForceMonkey, een van de sprekers tijdens de webinarweek van Zipconomy. De toegevoegde waarde van FlexForceMonkey werd onder de loep genomen door de scherpe vragen van HR-tech expert Mark van Assema. Doede legt uit waar onze missie om inhuurprocessen te optimaliseren vandaan komt en hoe je zonder nieuwe systemen data kan delen tussen verschillende afdelingen en ketenpartners.
Kijk hieronder het webinar terug. Liever lezen? In deze blog lichten we de onderwerpen uit het webinar kort toe.
Factuurmatching als ankerpunt
“Het facturatieproces efficiënt maken staat op de schouders van de voorgaande stappen”
Factuurmatching is het ankerpunt waar bedrijven bewijzen of het inhuurproces efficiënt en controleerbaar verloopt. Fouten in facturen zijn in vrijwel alle gevallen terug te leiden naar knelpunten in voorgaande stappen. Vanaf het moment dat er een aanvraag wordt gedaan, wordt er informatie opgeslagen en verwerkt. Door deze informatie en data uit vervolgstappen slim te hergebruiken zet je een belangrijke eerste stap naar inhuuroptimalisatie.
Systemen voor factuurmatching: 2-way, 3-way & 4-way match
Door facturen te koppelen aan voorgaande datapunten ontstaan er een 2-way, 3-way of 4-way match. Een 2-way match koppelt de factuur aan een inkooporder zodat informatie van de afdeling inkoop beschikbaar is voor de financiële administratie. Met een 3-way match wordt deze koppeling uitgebreid met geregistreerde uren. Dit verhoogt de controleerbaarheid van de factuur omdat je nu kan inzien of de afgesproken uren daadwerkelijk zijn voldaan. Tot slot kan je de 3-way match uitbreiden met een koppeling naar HR-gegevens. Deze 4-way match maakt facturen op individueel niveau controleerbaar. Mocht er dan toch een fout zijn gemaakt zie je met 4-way match gelijk waar dit zit.
Digitaliseringsvolwassenheid binnen inhuurprocessen
Er zijn vier verschillende volwassenheidsfases; job shop-, informal process-, formal process- en transcended fase. Kleine en jonge organisaties bevinden zich meestal in de job shop fase. Flexkrachten worden via de mail en telefoon, vaak uit het eigen netwerk, binnengehaald.
Naarmate de organisatie groeit ontstaat er behoefte naar procesverbetering. Er worden binnen verschillende afdelingen softwareoplossingen bedacht waarmee de organisatie in de informal process fase terechtkomt. Maar automatische communicatie tussen deze systemen blijft vaak achter.
In het formal proces is er meestal al sprake van een 3-way match. Er is een end-to-end purchase to pay proces opgezet waar inhuurorders verwerkt worden. Daarnaast is er communicatie tussen interne systemen, bijvoorbeeld met een SLP.
Bedrijven die het end-to-end proces met behulp van data vormgeven komen in de transcended fase. Data wordt inzichtelijker door individualisatie en het is vele malen makkelijker informatie intern en extern te delen.
Met een digital twin naar een transcended 4-way match
“De partijen die winnen in 2025 zijn de partijen die nu gaan investeren in een digital twin data flow”
Door data zoveel mogelijk te delen met de cloud maak je een digitale kopie van je bedrijfsvoering. Hiermee maak je informatie voor iedereen in de keten beschikbaar. Met een digital twin komt je bedrijf terecht in de transcended fase van digitaliseringsvolwassenheid.
Vanaf hier is het streven naar de transcended 4-way match. Dit betekent dat jouw ketenpartners ook data beschikbaar stellen in de cloud. Hierdoor krijg je naast optimale interne processen ook uitermate efficiënte communicatie met ketenpartners. Men hoeft geen processen meer door te voeren, maar haalt de nodige data uit de cloud.
Voor ieder bedrijf de volgende stap
FlexForceMonkey ondersteunt opdrachtgevers en opdrachtnemers in elke fase van digitaliseringsvolwassenheid. Of je nu de eerste stappen maakt in het automatiseren van inhuurprocessen of de slag wil maken naar een data gedreven proces. Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg naar jouw volgende stap in inhuuroptimalisatie.
