Als uitzendbureau ken je vast het belang van effectieve communicatie tussen frontoffice en backoffice. De frontoffice verzorgt contracten met klanten en vindt snel de juiste flexkracht en de backoffice verwerkt vervolgens de contracten inclusief de orderbevestiging van de klant. Maar… ken je ook al het belang van de midoffice?
Hoe soepel informatie tussen je frontoffice, backoffice en systemen van een klant stromen is namelijk afhankelijk van de inrichting van je midoffice. Het is de schakel tussen de verschillende datapunten in het inhuurproces. In dit blog leggen we het concept, en het belang, van een sterke midoffice voor uitzendbureaus verder uit.
Wat is een midoffice?
Met een sterke midoffice zorg je voor een efficiënte structuur tussen de frontoffice, backoffice en de systemen van jouw opdrachtgever. Het zorgt ervoor dat contracten, urenverantwoording en facturen naar de juiste plek gaan. Dit proces, of delen van dit proces, gaan in de praktijk nog vaak handmatig. Vooral omdat uitzendbureaus de toegevoegde waarde van een sterke midoffice niet helder hebben.
De kracht van een midoffice zit juist in automatisering en flexibiliteit, denk bijvoorbeeld aan digitale uitwisseling van uren. De ene klant levert CSV-bestanden uit hun urenregistratie, terwijl een andere klant met XML-bestanden werkt. Door een sterke midoffice kan jij beide bestandsvormen even makkelijk verwerken en doorsturen naar je backoffice.
Waarom een sterke midoffice belangrijk is voor uitzendbureaus
Als uitzendbureau kun je enorm besparen met een effectieve midoffice. Je wisselt automatisch contracten uit tussen je frontoffice, backoffice en planningsystemen. Vervolgens moeten deze contracten naar de klant. Door jouw geoliede midoffice kan jouw klant de contracten moeiteloos in zijn backoffice verwerken.
Daarbovenop kunnen contracten door de midoffice automatisch gecontroleerd worden op CAO-voorwaarden. Jouw kandidaat kan zorgeloos inklokken op zijn eerste werkdag. De uren worden geregistreerd bij de klant en door jouw midoffice automatisch verwerkt in jouw backoffice. Hieruit volgt wekelijks een elektronisch factuur in een format die gemakkelijk te verwerken is voor de klant.
Door deze onderdelen toe te passen wordt het end-to-end inhuurproces makkelijker, sneller en vrijwel foutloos. Hierdoor kan je met relatief weinig overhead meer flexkrachten inzetten.
Voordelen van een midoffice voor uitzendbureaus
Voor het gemak zetten we de voordelen op een rijtje:
- Contracten uitwisselen binnen je eigen frontoffice-, backoffice- en planningsystemen
- Contracten met klanten delen die gemakkelijk aansluiten in hun inkoop- en HR-systemen
- Urenregistratie uitwisselen met klanten in verschillende bestandsvormen en automatisch inlezen in jouw backoffice
- Elektronische facturen vanuit ieder backoffice systeem in elk gewenst format naar de klant sturen
- Contracten, uren en facturen automatisch controleren en aanpassen
- Met minder personeel meer flexkrachten inzetten
Je kan er ook voor kiezen om één van deze onderdelen, of een combinatie toe te passen. Die flexibiliteit geeft ieder uitzendbureau de mogelijkheid om hun midoffice de aandacht te geven die het verdient. Bij FlexForceMonkey denken we graag mee over de midoffice-oplossing voor jouw uitzendbureau.
Neem gerust contact met ons op of lees op https://www.flexforcemonkey.com/leverancier/ wat we voor jou kunnen betekenen.
