Digitalisering van inhuur betekent voor de meeste bedrijven een slimme backoffice voor efficiënte dataverwerking. Hoe simpel dit ook klinkt, in de uitvoering heeft iedere bedrijfstak en afdeling binnen een bedrijf eigen digitale oplossingen afhankelijk van de behoeften. Zo eist de digitalisering van flexibele inhuur een unieke aanpak, omdat de afdelingen inkoop, finance, HR en productie met elkaar, en met een externe partij, data uitwisselen.
In deze blog onderscheiden we 4 fases van digitalisering aan de hand van procesvarianten. Om een indruk te krijgen in welke fase van digitalisering jouw flexibele inhuur zit, onderzoek je dus de onderliggende processen. Vervolgens kijk je naar de verbeteringen die nodig zijn om het inhuurproces verder te digitaliseren. Want met de juiste tools kan je flink besparen op proceskosten!
1e fase van digitalisering: job shop
Kleine organisaties of startups hebben (nog) geen behoefte aan geformaliseerde processen of staan niet stil bij de besparingen die digitalisering kan bieden. Hier bevindt de digitalisering van flexibele inhuur zich in de job shop fase. Flexkrachten komen vaak uit het netwerk van een inhurende manager of ander vast personeel en worden via de mail of telefonisch benaderd. Informatie in het inhuurproces wordt vrijwel geheel handmatig, zonder softwareoplossingen, verwerkt.
2e fase van digitalisering: Informal process
Wanneer een organisatie groeit, is er meer flexibel personeel nodig en daardoor ontstaat er een behoefte naar efficiëntere processen. Ofwel een informele procesdruk. Er worden per afdeling losse softwareoplossingen geïntroduceerd, maar communicatie tussen deze systemen gaat nog handmatig.
3e fase van digitalisering: formal process
Grote organisaties waar veel flexkrachten worden ingezet, bevinden zich meestal in de formal process fase. Er wordt software geïntroduceerd om communicatie tussen systemen van verschillende afdelingen mogelijk te maken. Daarnaast wordt er een end-to-end purchase to pay proces met een 3-way match ingezet om de orders van flexkrachten te verwerken. Zo wordt er bijvoorbeeld binnen een productieomgeving een order gemaakt voor het komende kwartaal van 50fte’s. Vervolgens worden de gemaakte uren één keer per week omgerekend naar de ontvangstwaarden.
4e fase van digitalisering: transcended
In de transcended fase zijn er twee elementen van digitalisering verder geoptimaliseerd. Ten eerste is er niet alleen tussen interne systemen een vrije datastroom, maar is relevante data ook voor externe partijen in de cloud beschikbaar. Ten tweede is data geïndividualiseerd met een koppeling naar de HR-afdeling, waardoor grote orders makkelijker te controleren zijn.
De stap naar deze fase is de grootste uitdaging, omdat het een volledige verandering in werkwijze is. Waar de vorige drie fases een process-push methode hanteren wordt er nu een data-pull methode geïntroduceerd. Daarnaast is het een uitdaging om zo transparant mogelijk data te delen en binnen de huidige AVG-regelgeving te blijven. Uiteindelijk zijn het wel dé bedrijven die de stap naar de transcended fase durven te maken, die het meest besparen op proceskosten.
De volgende fase voor jouw flexibele inhuur
In welke digitaliseringsfase zit jouw flexibele inhuur? Weet je welke stappen er nodig zijn voor procesverbetering? We gaan graag dit avontuur met jou aan om te ontdekken hoe jij kan besparen op de proceskosten van jouw flexibele inhuur. Neem daarom zeker contact met ons op >>
