Voel jij je eenzaam op jouw flexible workforce-eiland? Inkoop, HR, hiring managers en controllers hebben ieder hun eigen taak als het gaat om de flexschil, maar niemand heeft een totaaloverzicht van alle inhuurspend. Uren en inhuurfacturen worden in allerlei formats uitgewisseld en daarbij verschillen ook nog eens de tarieven van de inkoopopdracht en de factuur. Urenbriefjes worden door de complexiteit en gebrek aan controlemogelijkheden meer dan eens blind goedgekeurd. Inhuur kost zo ongemerkt veel meer tijd en geld. Herkenbaar?
Je bent niet de enige.
De inhuurfacturen-berg
Iedere schakel in het proces moet zijn eigen flexfacturen-berg beklimmen:
- De inkoper vindt het lastig om te bepalen voor welk budget en voorwaarden de tijdelijke kracht de boeken in gaat. Welk bedrag moet de budgetverantwoordelijke goedkeuren? Als de flexkracht onder een cao-regeling valt en een variabel werkrooster heeft, dan lijken de kosten helemaal onmogelijk te voorspellen. Je hebt te maken met reguliere tarieven, overwerk, toeslagen, nachtdiensten, wachttijden, enzovoorts.
- De hiring manager accordeert de uren van de tijdelijke medewerker. En dat is vaak een klusje dat hij uitstelt. ‘Hier moet ik even goed voor gaan zitten’, is vaak de gedachte. Iedere dag dat hij het beoordelen van een inhuurfactuur uitstelt, vervaagt zijn geheugen. Tot het moment dat hij ervoor gaat zitten en zich afvraagt: ‘Waren die gewerkte uren wel correct? Ach, het klopt vast wel ongeveer’. En hij keurt met één oog gesloten de facturen goed.
- De HR manager is verantwoordelijk voor diverse KPI’s in het total workforce management, natuurlijk zijn kosten hierbinnen belangrijk maar hoe ontstaan die kosten nu precies voor de flexibele kant van dat workforce?
- De uitzender ziet de uren in allerlei formaten binnenkomen en rekent deze offline door. Deze gewerkte uren afstemmen met de opdrachtgever is vervolgens een heel avontuur. Zeker als de cao-interpretatie nog moet plaatsvinden of als er handmatig data uit de systemen moet worden gehaald. Gevolg: onnodig hoge kosten en late betaling.
- En de controller? Die zit op zijn basecamp door stapels papierwerk te zoeken om überhaupt iets zinnigs aan de accountant te vertellen…
Voorspellen en controleren
Het probleem van een flexible workforce is dat de uren niet 100% vastliggen. Soms werkt hij een uurtje over en soms iets minder, soms werkt hij op zaterdag, is hij ziek of heb je een dienst te laat afgezegd. Aan al deze uren zitten verschillende tarieven. Daardoor lijkt het voorspellen en controleren van de kosten door alle belanghebbenden wel een sprookje. Laat staan het automatiseren van het proces.
Of niet?
Inhuurfacturen 100% matchen
De roep om het koppelen van bestaande interne systemen aan uitzendplatformen wordt steeds luider. Wordt je enthousiast van het idee dat zowel inkoop, HR als het uitzendbureau inzicht hebben in de mankracht en de uren, inhuurfacturen 100% matchen en vrijwel geautomatiseerd de boeken in kunnen? Mooi, want dat kan! En met de juiste partij regel je dat in een handomdraai.
End-to-end optimalisatie
De oplossing is een end-to-end optimalisatie van je systemen. Zowel het P2P-systeem, HR-systeem en de systemen van het uitzendbureau worden aan elkaar gekoppeld. Dit kan door een directe koppeling met een marktstandaard zoals SETU. Een andere optie is de toepassing van een tussenportaal dat de data vertaalt en de systemen koppelt met verschillende standaarden en technieken. Facturen komen binnen en worden volautomatisch gecontroleerd aan de hand van het contract, de wet en de cao. Resultaat? Meer controle, meer efficiency, zuiverder factuurcontrole en daarmee vaak minder lekkage.
Het sprookje wordt werkelijkheid.
Flexible workforce optimaliseren met bestaande systemen
FlexForceMonkey is gespecialiseerd in het verbeteren van inhuurprocessen door de bestaande inkoop- en hr-systemen in de hele supply chain te laten samenwerken via een veelvoud aan koppelstandaarden en -technieken. Wij bieden een 3-weg-match platform dat zorgt voor de cao-ontrafeling, geautomatiseerde factuurcontrole, factuurmatch en aan de voorkant een kloppende purchase order. Wij bieden 100% controle bij een automatische factuurmatching van 97,8%!
Zo connecten wij de wereld van het flexible workforce.
