Self-billing van uren, zegen of terreur?

Het administratieve proces van inhuren en afrekenen van uren is vaak complex. Of het nu om uitzenduren gaat of om consultancy, voor veel bedrijven is de slag van opdracht naar urenverantwoording naar factuur lastig. Opdrachtgevers lossen dit steeds vaker op met self-billing van de gewerkte uren. Wat kan een opdrachtnemer daar nu exact mee?

Waar komt self-billing vandaan?

Het concept van self-billing is vooral ontstaan voor het afrekenen van posten waarvan de leverancier minder goed kon weten wat de hoogte was dan de klant. Bijvoorbeeld voor het afrekenen van een bonus of kick-back in de supply-chain door bijzondere prestaties of bijdragen van de leverancier. De klant heeft het totaalbeeld van de feiten die leiden tot een afgesproken betaling, dus de klant kan in dat geval sneller en effectiever de factuur uitreiken aan haar leverancier dan andersom. Op basis van die ervaring kregen consultants het idee om reverse billing in te zetten binnen een diversiteit aan processen. Allerlei inkoop-processen met problemen in de factuurmatching worden de laatste jaren omgedraaid. Hierdoor kan de opdrachtgever over het algemeen een gestroomlijnder proces hanteren met minder handmatige ingrepen.

Waarvoor is self-billing van uren nuttig?

Wanneer de opdrachtgever een gestroomlijnd en kwalitatief goed proces heeft voor het laten vatleggen, ontleden en goedkeuren van uren kan self-billing helpen. In dat geval kan er versnelling van de facturatie en dus betaalbaarheid van het werk optreden. Vaak blijkt het een kans om over te stappen van verzamelfacturatie naar individuele facturatie. In dat geval verkleind het risico dat een heel factuurbedrag voor alle resources bij die specifieke klant stil komt te staan omdat er een dispuut is op één van de factuurregels.

Wat kan er fout gaan?

In principe kunnen er bij self-billing zowel juridisch/fiscale fouten optreden als operationele issues. Let op, voor de inhoud van een factuur is formeel de leverancier altijd verantwoordelijk. Dit blijft zo wanneer die zijn/haar klant toe staat om de factuur op te maken en uit te reiken. De volgende 4 fouten worden vaak gemaakt:

• Credit / Debet: er zijn nogal wat opdrachtgevers die denken dat een self-bill (ook wel reverse-bill genoemd dus wellicht komt daar de verwarring vandaan) in de vorm van een creditnota moet worden uitgevoerd. Dat is niet zo. Ook in geval van een self-bill is er echt sprake van een debet-nota van leverancier X aan klant Y voor de geleverde dienst Z.
• BTW-code: omdat je de verantwoordelijkheid van het opmaken van een factuur verschuift, verschuift de BTW code nog niet. In geval van internationale leveringen en in specifieke branches mag je BTW-verlegd code 0% gebruiken. Maar er zijn mensen die ten onrechte denken dat “BTW verlegd” iets met self-billing te maken heeft. Als de klant hier een fout maakt mag je als leverancier niet denken “fijn, dat scheelt weer een voorfinanciering van BTW”. Een fout in BTW is en blijft een fout in BTW. Dat blijft jouw verantwoordelijkheid als leverancier.
• Nummering: facturen moeten altijd netjes opvolgende nummers hebben en ontbrekende nummers moeten verklaard kunnen worden. Om aan deze regel te kunnen voldoen moeten opdrachtgever en opdrachtnemer samen een aparte nummerreeks afspreken en vastleggen waarbinnen de facturatie opvolgend kan gebeuren.
• Wanneer jouw klant facturen gaat genereren over de uren die jij aan haar geleverd hebt, dan is het zaak dat dit op basis van goede processen rondom en kennis van declaraties gebeurd. Wanneer deze ontbreekt… Denk hierbij niet enkel aan de hoeveelheid uren goed vastleggen, maar (vooral) ook aan het ontrafelen van CAO’s en goed verwerken van aanvullende (on)kosten.

Dus, is self-billing van uren een zegen of terreur?

Er kan dus van alles mis gaan. De vraag ligt vooral in de beweegredenen van de opdrachtgever of een self-billing traject voor de afwikkeling van uren in zegen of terreur eindigt. Is de opdrachtgever in staat om de complexiteiten van de uren transacties te overzien en te verwerken? In dat geval kan self-billing een reëel alternatief zijn voor supplier-billing. Zeker wanneer die opdrachtgever meerdere opdrachtnemers heeft en het moeilijk blijkt om hun diverse factuurstromen in het proces te matchen. Te vaak blijkt de opdrachtgever over te gaan tot self-billing om de grote stroom van werk rondom mismatches uit het proces te filteren zonder de root-causes van die mismatches aan te pakken. Dan is het puur ketenopwaarts duwen van jouw probleem en zal de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer er niet beter door worden. Heb je vragen over of ervaringen met self-billing in de uren-keten, laat je horen in de comments of neem contact op. Wanneer je meer wilt weten over valkuilen van het purchase to pay proces van opdrachtgevers kun je ook ons ebook over P2P downloaden.