“Alle leveranciers van de Belastingdienst moeten aangesloten zijn op ons systeem. Alles van bestellen tot factureren gaat elektronisch. De inhuur van uitzendkrachten en consultants gaat in sommige gevallen via het systeem van het uitzendbureau, maar als dat niet haalbaar is, dan bieden we FlexForceMonkey aan”, vertelt Hans Nieuwenhuis, Functioneel Beheerder SAP Financieel/Logistiek bij de Belastingdienst.
“FlexForceMonkey is voor ons een makkelijke oplossing én het is voor de leverancier kosteloos. Bovendien is het snel gerealiseerd. We sluiten de leverancier aan en alles werkt direct. Voor de Belastingdienst gaat alles omtrent de inhuur automatisch, maar de uitzendbureaus hebben er nog wel wat handmatig werk aan. Ook dit is weg te nemen door een stukje maatwerk van FlexForceMonkey. Bij grote leveranciers is dat wel aan te raden, maar dat blijft een keuze van het uitzendbureau zelf.”
Minder fouten door automatisering
Door FlexForceMonkey sluipen er minder fouten in het systeem. “Het proces begint met een ‘bestelling’ van een kandidaat. We zetten zijn naam, het afgesproken tarief en de looptijd in de bestelling. Dat sturen we naar FFM en daar krijgt de leverancier een bericht van. Na de bevestiging wordt in ons systeem vervolgens een personeelsnummer aangemaakt, wat alle vervolgprocessen voor onboarding van de medewerker in werking zet. Allemaal geautomatiseerd. Dat is ook wel nodig met de hoeveelheid dat de Belastingdienst inhuurt.”
Tijdschrijven en factureren
Maar daarmee is de cirkel nog niet rond. “Als de externe medewerker aan het werk gaat, dan moet hij tijdschrijven in ons systeem. Die uren worden iedere maandag goedgekeurd en doorgestuurd naar FlexForceMonkey. Dat komt weer bij de leveranciers terecht en die kunnen vervolgens de facturen opmaken. Young Capital en Olympia zijn voorbeelden van leveranciers die FlexForceMonkey hebben ingeschakeld om extra automatisering te realiseren. Daardoor gaan alle checks bij deze partijen automatisch. Kleinere leveranciers kiezen er iets vaker voor om dit handmatig te blijven doen.”
Kosteloos portaal om te voldoen aan de aanbestedingseisen
“Het mooie is dat we met onze leveranciers met FlexForceMonkey een kosteloos portaal bieden om te voldoen aan onze aanbestedingseisen. We werken nu al bijna 2 jaar met FlexForceMonkey en dat bevalt erg goed. De omgeving is stabiel, aangepast naar onze wensen en als we een vraag of probleem hebben, dan wordt onze mail vrijwel direct beantwoord. Dit kenmerkt de organisatie ook: laagdrempelig, meedenkend en flexibel. Als wij aangeven dat we iets (net) anders willen, dan zit de ontwikkelaar ook direct aan tafel. Dat maakt FlexForceMonkey een hele fijne partij”, aldus Hans Nieuwenhuis.
Meer weten?
Neem contact op, dan nemen we je mee in the flexjungle.
