Grote bedrijven kunnen niet meer zonder een geautomatiseerd Purchase to Pay systeem. Het maakt een moeiteloze samenwerking mogelijk tussen inkoop en financiën waardoor bijna alle inkopen worden verantwoord en data uitwisseling uitermate efficiënt verloopt… Totdat er uitzendkrachten worden ingehuurd.
Inkoop van uitzendkrachten is een stuk minder voorspelbaar dan inkoop van goederen. Daarnaast is de samenwerking tussen inkoop en financiën uitgebreid met HR, planning en een uitzendbureau. Een flinke administratieve uitdaging. Gelukkig is het niet onmogelijk om een effectief P2P-systeem te hanteren voor de inhuur van uitzendkrachten. Wij vertellen je hoe je dit voor elkaar krijgt.
P2P datastructuur & koppeling met uitzendbureau
Een van de eerste benodigdheden van een effectief P2P-proces is een datastructuur. Met de inhuur van uitzendkrachten is het ingewikkeld om dit intern efficiënt in te richten; denk aan overuren, toeslagen, reiskosten en cao-regels. Allerlei variabelen moeten hun plek vinden in jouw P2P-proces, zodat elke afdeling de juiste data tot haar beschikking heeft.
Na het intern inrichten van de datastructuur wil je tijdens de samenwerking met een uitzendbureau makkelijk data uitwisselen, zeker als je met meerdere uitzendbureaus samenwerkt en veel uitzendkrachten in dienst hebt. Daarvoor is een koppeling tussen jouw systeem (of systemen) en die van het uitzendbureau nodig.
Purchase to Pay voor grote uitzendoperaties
Met grote uitzendoperaties komen we al snel het volgende struikelblok tegen, waardoor de toepassing van P2P lastig wordt. Bij organisaties met een hoge doorstroom worden uitzendkrachten niet altijd in inkooporders vastgelegd. De operationeel manager heeft hier geen tijd voor of ziet hier geen toegevoegde waarde in. Aan de andere kant moet een financial controller nu de rapportage rondkrijgen met inkooporders die niet matchen met de facturen.
P2P is waardevol voor HR
Als uitzendkrachten niet worden meegenomen in inkooporders, is er een grote kans dat zij ook niet in het personeelsbestand van HR staan. Het uitzendbureau is immers verantwoordelijk voor de personeelsadministratie van uitzendkrachten, in sommige gevallen neemt het uitzendbureau dit databeheer zelfs intern over. Dit ontlast de HR-afdeling, maar maakt communicatie met uitzendkrachten moeizaam. Hierdoor ontstaan bijvoorbeeld IT-uitdagingen, waarbij een uitzendkracht geen toegang heeft tot een specifieke werkplek of een intranet. Daarnaast kan HR geen complete rapportages leveren als uitzendkrachten niet worden meegenomen, denk aan het verzuimniveau of diversiteitsgetallen.
Wanneer je het P2P-proces automatiseert en je interne systemen en dat van de uitzendorganisatie koppelt, neem je uitzendkrachten gelijk mee in het personeelsbestand. Dit is mogelijk. Je behoudt je eigen systemen, maar knoopt deze aan elkaar, waardoor automatisering en controle mogelijk is.
De Purchase to Pay oplossing voor uitzendkrachten
Zoals je al las, is het toepassen van een P2P-proces voor de inhuur van uitzendkrachten niet makkelijk. Toch loont het om een P2P-oplossing te hanteren, maar dan wel als dit systeem is gekoppeld met alle andere systemen in de organisatie en met het uitzendbureau.
Hieronder de voordelen op een rijtje:
- Variabelen in contracten als toeslagen en onkosten worden automatisch doorgevoerd
- Contracten worden automatisch getoetst aan cao-regels
- Data-uitwisseling tussen alle afdelingen in het inhuurproces verloopt efficiënt
- Jouw P2P-systeem wordt gekoppeld met het uitzendbureau
- Inkooporders van uitzendkrachten matchen met facturen
- Uitzendkrachten zijn bekend bij HR en kunnen makkelijk behoeften communiceren
- HR heeft een overzicht van alle medewerkers in rapportages
Genoeg reden om een P2P-oplossing toe te passen tijdens het inhuurproces. Wil je weten hoe je jouw P2P-systeem optimaal inzet om jouw inhuurproces te ondersteunen? En hoe FlexForceMonkey kan helpen om deze te koppelen met alle andere systemen? Bekijk de video hieronder over de werkwijze van FlexForceMonkey en neem contact met ons op. We helpen je graag op weg in de wereld van flex!
