Het inhuren van flexwerkers is populair en biedt verschillende voordelen, zowel voor de werkgever als voor de flexwerker. Een flexible workforce is voor bedrijven een ideale uitkomst om efficiënt om te gaan met pieken en dalen in de werkdruk. Helaas kan het inhuurproces erg tijdrovend zijn voor jou als HR-medewerker. In deze blog leggen we uit waarom dit zo is en hoe we de inhuur van flexwerkers efficiënter kunnen laten verlopen.
Communicatie tussen HR- en uitzendbureaus
Als een organisatie besluit om het aantal flexwerkers uit te breiden, speelt HR een belangrijke rol. Zij zijn verantwoordelijk voor het werven en plaatsen van nieuwe werknemers. Uitzendbureaus kunnen bij dit proces ontzorgen, maar de tussenkomst van een derde partij heeft ook een nadeel: de communicatie tussen uitzendbureau en HR moet haast vlekkeloos verlopen om de flexibele uren juist te factureren. En zelfs dan wordt data in sommige gevallen handmatig uit systemen gehaald. Kortom: een broeiplek voor menselijke fouten.
Uitdagingen voor HR bij een groeiende flexschil
Een tweede uitdaging ligt in het oplossen van mogelijke afwijkingen. De HR-afdeling is verantwoordelijk voor het plannen en inzetten van werknemers. Tegelijkertijd speelt HR een belangrijke rol in de communicatie tussen de inkoopafdeling en uitzendbureaus. Data stroomt vanuit verschillende systemen binnen en helaas komen deze niet altijd met elkaar overeen. Om dit op te lossen moet eerst de aard van het probleem worden achterhaald. Is er een verkeerde toeslag gerekend? Of zijn er toch overuren gemaakt? Dit is een zeer tijdrovend proces.
Inkoop en forecasting steeds lastiger
Tot slot is het maken van een goede personeelsplanning op basis van zwakke prognoses een efficiency-killer. Voordat een uitzendbureau wordt ingeschakeld om extra krachten aan te nemen, maakt een inkoper een prognose. Door de sterke schommeling in de vraag naar personeel wordt het maken van voorspellingen en het daarbij behorende budget steeds lastiger. Toch wordt er op basis van deze prognose een aanvraag gedaan door HR bij uitzendbureaus.
Optimaliseren communicatie door automatisering
Doordat inkoop-, HR- en uitzendbureaus in verschillende systemen werken is de HR-afdeling veel tijd kwijt aan communicatie en het achteraf oplossen van problemen. Dit kun je voorkomen door een slimme koppeling van interne en externe systemen. Je kan je huidige systemen blijven gebruiken zoals je deed, maar… data wordt voortaan wel automatisch bijgewerkt. Alle interne afdelingen kijken naar dezelfde waarheid en ook in het systeem van het uitzendbureau klopt alle informatie. Dit bespaart HR (en de andere stakeholders) ontzettend veel tijd en minimaliseert gelijk de kans op verkeerd doorberekende facturen.
Ben jij benieuwd of een slimme koppeling van bestaande systemen jouw HR-afdeling naar het volgende niveau kan tillen? Neem vrijblijvend contact op met FlexForceMonkey.
