Inkoop en HR. De twee afdelingen zijn net water en olie. Niet zelden wordt een opmerking van een inkoper beantwoord met een diepe zucht van de HR-business partner. De een is intrinsiek te blauw en de andere te rood om van nature fijn samen te werken. Waar de één denkt in processen en procedures, denkt de ander in mensen en warmte.
Als de HR-medewerker al een blauw randje heeft, dan zijn er nog de botsende belangen. HR ziet inhuur als mensenwerk en dat ligt dus bij de lijn. Inkoop ziet inhuur als het uitgeven van geld en dat ligt dus in procedures. Hoe breng je dit samen?
Samenwerking tussen Inkoop en HR
Ondanks deze wrijving gaat het wel om één inhuurproces en dat vereist een goede samenwerking tussen Inkoop en HR. Een opdracht vastleggen moet net zo goed binnen inkoop gebeuren, als binnen HR. Alleen leggen beide andere elementen vast. Wanneer je focust op samenwerking, krijg je een natuurlijkere flow, doordat je van elkaars data gebruikmaakt. Stop dus met het verzinnen van aparte processen en ga op zoek naar een gezamenlijke variant. Eén waarbij je in elkaars verlengde werkt en de leverancier betrekt.
Welke stappen kun je concreet zetten om de samenwerking te verbeteren?
Stap 1: Total resource management strategy
Een goede samenwerking begint bij een sterke strategie. Daarom is het belangrijk dat deze als eerste aangepakt wordt. De HR-business partner denkt de total resource management strategy uit en geeft antwoord op vragen als: welke vaardigheden zijn er nodig? Op welke termijn? Hoe vinden we de doelgroep?
Stap 2: Spend- en leveranciersstrategie
Zodra dit in gang is gezet, komt de rol van Inkoop naar voren. De inkoper maakt een spend- en leveranciersstrategie en stelt vervolgens het budget op. Uit de spendanalyse blijkt welke afdelingen het meest uitgeven aan tijdelijke inhuur. Je onderkent dat er diverse inhuurcategorieën zijn en dat deze verschillende oplossingen behoeven. Op basis hiervan stelt Inkoop een strategie op per categorie en koppelt dit aan de gewenste relatie met de leverancier.
Stap 3: Eén gezamenlijke flex-strategie
Als het goed is hebben beide partijen nu een beeld van het inhuurproces. Deze leg je tegen elkaar aan en je stemt de processen af. Wat zijn de verwachtingen? Waar zien we nog verbeterkansen? En hoe dragen de afdeling HR en Inkoop hieraan bij?
Stap 4: Agenda en integratie
Zodra het probleem duidelijk is en de strategie staat, is het goed om deze door te vertalen in een gezamenlijke agenda. Geef zowel Inkoop als HR een duidelijke taak binnen het inhuurproces en baken deze af.
Zorg daarnaast dat de systemen tussen Inkoop, HR en het uitzendbureau gekoppeld zijn, zodat iedereen naar dezelfde data kijkt. Dat bevordert de samenwerking, maar zorgt er ook voor dat de kpi’s getoetst kunnen worden.
Stap 5: Evalueren
Water en olie samen laten werken in het inhuurproces is niet zomaar gedaan. Daarom is het aan te raden om de gedeelde doelstellingen van HR en Inkoop gaandeweg te blijven evalueren. Blijf zoeken naar de gezamenlijke overlap en samenwerking.
