“Een gigantische tijdsbesparing. Accounts aanmaken voor uitzendkrachten verloopt automatisch, we zijn geen tijd meer kwijt aan het oplossen van fouten, het beheer gaat vlotter en de uren komen direct in de systemen van de uitzendbureaus terecht. Tijd is de grootste winfactor van onze samenwerking met FlexForceMonkey”, vertelt Jill Fleuren, HR-Coördinator bij Majorel Benelux.
Majorel is een facilitair callcenter, gespecialiseerd in klantenservice. Een groot gedeelte van het personeelsbestand bestaat uit uitzendkrachten. Dat brengt grote uitdagingen met zich mee. Jill is op haar beurt verantwoordelijk voor Payroll en systeemimplementatie binnen de organisatie. Zij leidt het project voor de automatisering binnen het HR-systeem Kronos. Het doel is om zoveel mogelijk tijd te besparen voor HR, Finance en de uitzendpartijen.
Overstap naar een nieuw HR-systeem
“Begin 2020 stapten we over op Kronos. Kronos is erg geschikt voor de grote flexschil die Majorel heeft. Bijna iedere week begint er wel een nieuwe uitzendkracht. Maar… bij de overstap naar dit systeem moest het opeens weer handmatig ingevoerd worden. De accounts aanmaken, controles uitvoeren, uren doorzetten. Het kostte erg veel tijd (en geld).”
Automatiseren en koppelen
“Dan zit er maar één ding op: automatiseren. We wilden een koppeling met onze interne systemen en met de uitzendbureaus. We wisten dat dit mogelijk was, aangezien we ook zo’n koppeling hadden binnen ons oude systeem. In de zoektocht naar een geschikte partner kwamen we uit op FlexForceMonkey. In gesprek met Doede hadden we direct vertrouwen dat ze konden leveren wat wij vroegen. En dat blijkt nu: dat kunnen ze ook.”
Grote winst voor HR
Samen met Jill heeft FlexForceMonkey al flinke winst geboekt in de automatisering van de processen voor HR en de koppelingen met uitzendpartijen. “Als wij een plaatsing hebben goedgekeurd in FlexForceMonkey, dan wordt er automatisch een account aangemaakt in Kronos. Als er een update komt vanuit een uitzendbureau, bijvoorbeeld een urenwijziging of contractwijziging, dan controleren we dat en wordt het overal gelijk aangepast. Ook contracten beëindigen verloopt geautomatiseerd. Dat scheelt ontzettend veel tijd.”
Handmatig boeken facturen verleden tijd
Nu zijn FlexForceMonkey en Majorel bezig met optimalisaties voor de finance-afdeling. “Op weekbasis worden de uren van de medewerkers doorgezet richting FlexForceMonkey. Klopt het? Dan wordt het doorgezet naar het uitzendbureau. Zij betalen de medewerkers en sturen ons een factuur. Wij controleren de factuur en bij goedkeuring komt het straks gelijk in het finance-systeem terecht. Facturen hoeven zo niet meer handmatig geboekt te worden.”
Project Delta
Tot slot is er nog de uitdaging van de ‘verkeerd’ ingevulde uren door managers of uitzendkrachten. Dat heeft de naam Project Delta gekregen. “Stel: we hebben een medewerker die betaald heeft gekregen voor 35 uur per week, maar het moet eigenlijk 40 uur zijn. Je mist dus 5 uur door verkeerd klokken of een andere fout. Na 4 weken draait FlexForceMonkey een correctiefile en worden de verschillen tegen elkaar afgezet. De aanvullende uren worden dan alsnog doorgezet naar het uitzendbureau.” Probleem opgelost en de medewerkers krijgen netjes de uren uitbetaald.
‘Ze willen de beste klantervaring leveren’
Project Finance en Project Delta zijn in volle gang, maar Jill is toch al erg te spreken over FlexForceMonkey. “Ze willen echt de beste klantervaring leveren. Ik heb met name contact met Wendy over de portal en met Doede en Brian over het project en de inhoud. Deze samenwerking verloopt heel soepel. Ze reageren snel en netjes, zijn vlot, denken graag mee en zijn flexibel. Als je bezig bent met automatisering van je flexible workforce, dan kan ik FlexForceMonkey zeker aanraden.”
De andere kant van het verhaal
Hoe ervaart een uitzendbureau de samenwerking met FlexForceMonkey? Wat hebben zij aan de koppelingen met klanten? Lees het hier >>
