Samenwerken in de flex-keten begint met 3 simpele vragen

Al bijna 15 jaar ben ik bezig met samenwerken in de flex-keten. Dit doe ik door het inrichten en digitaliseren van geïntegreerde flex processen. Opdrachtgevers en opdrachtnemers gaan dan gezamenlijk het urenproces optimaliseren en digitaliseren door hun systemen en processen te koppelen. Allerlei software wordt ingezet om de purchase to pay en hire to retire cyclus te optimaliseren. Dit is een complexe uitdaging omdat de datamodellen en raakvlakken in het proces vaak per oplossing anders in elkaar zitten. Belangrijk dus om te zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan, dat je weet wat je van elkaar kunt verwachten. En verwachtingen beginnen niet met het tekenen van procesplaatjes of landschapsarchitectuur. Verwachtingen beginnen met een goed gesprek en een goed gesprek begint op haar beurt met de juiste voorbereiding. Welke vragen zou je nu altijd moeten voorbereiden wanneer je met elkaar om de tafel gaat om te praten over je urenkoppeling?

Wat is je drijfveer voor beter samenwerken in de flex-keten?

De allerbelangrijkste vraag eerst. Deze vraag drijft heel veel details en discussies die je verderop in het project tegen zal gaan komen. “Wat is je drijfveer?”. Dat lijkt heel eenvoudig, maar als je even goed nadenkt zul je bedenken dat het antwoord dat meest eerst gegeven wordt niet het juiste is. Het eerste antwoord zal namelijk vaak zijn “omdat we uren gedigitaliseerd willen ontvangen”, of “omdat we de keten willen digitaliseren”. Dat zijn mooie uitkomsten van een discussie die dan vaak al langer speelt in zo een organisatie, maar als je de zin goed leest is het niet het antwoord op je vraag. Ben je bekend met lean principes? Hanteer hier dan de regel uit die methode die stelt dat je “5x waarom” moet vragen. Je zult zien dat je dan een heel eind komt richting hun echte grote knelpunt dat ze graag opgelost willen zien.

Wat zijn jouw verwachtingen van mijn rol in de digitalisering?

De vorige vraag zal vaak al een heel aardig inzicht geven in deze, maar toch handig om er specifiek op in te zoomen. Wat verwacht je van elkaar als het echt lastig wordt? Niet zelden namelijk, komt pas tijdens de implementatie naar boven dat de opdrachtgever eigenlijk wil dat het handwerk in het proces naar de opdrachtnemer verschoven wordt. Best wel een belangrijke randvoorwaarde om te beseffen voordat je begint. Met deze kennis zou je als opdrachtnemer wellicht tot hele andere keuzes komen in dit project.

Is er echt commitment vanuit de organisatie?

De laatste onmisbare vraag die je vooraf aan elkaar moet stellen gaat over commitment. Pas wanneer beide spelers in de koppeling echt commitment hebben weet je zeker dat er resources beschikbaar zijn, dat er geduld is in het oplossen van hardnekkige issues en kun je er redelijk vanuit gaan dat de complexiteit niet eindigt in zwarte-pieten toespelen maar in een champagne momentje.

Wil je meer van deze tips in je mailbox? Wordt dan nu onderdeel van onze collaborative flex-experience.