Hoe optimaliseer je jouw flex supply chain?

Hoe gestroomlijnd zijn jouw processen als het gaat om de inhuur van tijdelijke arbeid? Loopt dit als een zonnetje of kom je obstakels tegen? Wat ons betreft zou je bij de inhuur van flexibele krachten rekening moeten houden met de belangrijkste supply chain lessen uit de inkoop van goederen.  Inhuur kan je namelijk ook zien als een flex supply chain, waarbij je de stroom van tijdelijk personeel, data en financiën zo optimaal mogelijk wilt laten samenwerken.

Eerder schreven we al over supply chain management in flex en aan welke knoppen je kunt draaien binnen deze keten. Deze keer nemen we je graag mee in het optimaliseren van de kosten en performance. Om dit voor elkaar te krijgen, kun je gebruikmaken van drie technieken: Lean, Six-Sigma en TOC.

Optimaliseren start hier

Voordat je start met het optimaliseren van je flex supply chain, breng je eerst een aantal elementen in kaart. Wij hebben deze elementen in 5 overzichtelijke stappen teruggebracht:

1. Definieer het ultieme doel voor de performance in jouw flex supply chain.
2. Identificeer de schakels in jouw flex supply chain.
3. Identificeer de processen die de schakels in jouw flex supply chain verbinden.
4. Ga samen met alle schakels in die flex supply chain op zoek naar cijfers om KPI’s te definiëren en beoordelen.
5. Stel gezamenlijk met de schakels in jouw flex supply chain verbeterdoelen op.

Om dit in kaart te brengen hebben we een handig hulpmiddel gemaakt: het inhuuroptimalisatiecanvas. Download deze hier.

Eenmaal in kaart gebracht kan je aan de slag met het optimaliseren via de Lean, Six-Sigma en TOC principes.

Lean: minder verspilling

Lean management gaat over het creëren van de meeste waarde tegen zo min mogelijk kosten. Dat bereik je door het minimaliseren van middelen, tijd, energie en inspanning. Je verbetert systematisch je eigen systemen en de processen tussen jouw organisatie en het uitzendbureau, om zo meer waarde te creëren met de minst mogelijke inzet van middelen.

Concreet zorgt Lean in dit geval voor een vloeiende instroom van flexkrachten en voor een moeiteloze administratie, door de stappen in het proces optimaal op elkaar af te stemmen. Je streeft hierbij naar ritme. Het is belangrijk dat alle stappen zo voorspelbaar en betrouwbaar mogelijk zijn. Binnen de supply chain van tijdelijk personeel kan je denken aan:

• Korte lijntjes houden met het uitzendbureau, wat zorgt voor snellere doorlooptijd bij werving van flexkrachten.
• Het koppelen van systemen, zodat de administratie zowel jou als je leverancier minder tijd kost.
• Het automatiseren van processen, wat zorgt voor minder fouten en kosten.

Six-Sigma: minder afwijkingen

Six Sigma is een methodiek die kwaliteitsproblemen kan verhelpen en voorkomen. Kwaliteitsproblemen kunnen grote problemen opleveren, wat resulteert in extra werk. Zo neem je bijvoorbeeld de verkeerde flexkrachten aan, worden uren niet goed ingevoerd of kloppen facturen niet. Waar lean draait om soepele doorstroom, gaat het bij Six-Sigma om het maken van minder fouten.

Het stappenplan van Six-Sigma bestaat uit:

• Definiëren: beschrijf het probleem en de waarde voor het bedrijf.
• Meten: in deze fase worden het project en de verbeterdoelen omschreven, zodat het later meetbaar is of deze zijn behaald.
• Analyseren: wat zijn de belangrijkste oorzaken? Deze procesfactoren hebben namelijk de meeste kans op verbetering.
• Verbeteren: de procesfactoren worden onderzocht en vastgesteld in deze fase. Op basis hiervan kunnen verbeteracties ontworpen en getoetst worden.
• Borgen: de verbeteringen worden doorgevoerd en vervolgstappen worden gedefinieerd en overgedragen.

TOC: elimineren bottlenecks

TOC, de Theory of Constraints, stelt het verbeteren van de doorlooptijd centraal. Alles draait bij de TOC om het systematisch in kaart brengen van oorzaken en gevolgen, om vervolgens kansen te vinden. TOC gaat er, in tegenstelling tot Lean, vanuit dat grote doorbraken mogelijk zijn. Het heeft daardoor een strategisch karakter. Kenmerkend is het systeemdenken: een supply chain is zo sterk als de zwakste schakel, oftewel de bottleneck.

Bij het inzetten van TOC, worden álle betrokkenen in het proces geanalyseerd. Van de verschillende afdelingen in de eigen organisatie, tot de leveranciers van de flexkrachten. De bottleneck kan namelijk overal in de keten zitten.

Het stappenplan van TOC:

• Identificeer de bottleneck – welk proces limiteert je succes?
• Exploiteer de bottleneck – probeer het te optimaliseren met de huidige capaciteit.
• Maak alles ondergeschikt aan de bottleneck – verminder de processen zodat alles hetzelfde level krijgt als de bottleneck.
• Hef de bottleneck op – voeg extra capaciteit toe aan het proces met de bottleneck.
• Herhaal alle stappen als je een nieuwe bottleneck hebt gecreëerd.

Strategische bijdrage flex

Het optimaliseren van ieder proces begint met een duidelijk beeld van de huidige situatie, afgezet tegen de visie die je probeert te bereiken. Met bovenstaande stappen kan je bewegen naar een strategische bijdrage van flexkrachten.