De urenregistratie: het wordt vaak gezien als vervelende klus dat net iets teveel tijd en aandacht vraagt. Flexkrachten zijn niet secuur en als manager loop je iedere week weer tegen dezelfde vragen aan. Wie heeft wel en niet uren geboekt? Zijn deze uren ook gemaakt? Vervolgens gaan de urenstaten naar de uitzendorganisatie, die er een factuur van maakt. Deze factuur komt bij Inkoop binnen, die deze moet zien te ontrafelen: kloppen de bedragen wel?
Hoewel het misschien niet de leukste klus is, maakt dat het niet minder belangrijk. Hoe kan je er dan toch het beste van maken? En zouden automatische checks niet heel veel tijd kunnen besparen?
Maak de stap naar urenregistratie anno 2022.
Tijdschrijven onder de knie
Als je flexkrachten in je organisatie opneemt, is het belangrijk dat zij het tijdschrijven goed onder de knie hebben en hier secuur in zijn. Dit draagt op veel verschillende manieren bij aan het proces. Het kost de manager minder tijd en wanneer de uren precies worden bijgehouden, maar daarnaast is het ook mogelijk om op deze manier kosten te besparen. Je ziet namelijk sneller wanneer de efficiëntie lager ligt en waar je dus aan kan werken.
Voorwaarden voor urenregistratie anno 2022
Naast dat urenregistratie aan de voorkant belangrijk is, staat het ook aan de basis van inkoop. Het maakt namelijk de financiële verplichting van de organisatie inzichtelijk. Inkoop van inhuurkrachten is namelijk niet hetzelfde als de inkoop van een bakje pennen. Uren zijn niet voorspelbaar en ook de kosten per uur zijn niet altijd hetzelfde.
Om het ‘onoverzichtelijke’ en ‘vervelende klusje’ makkelijker te maken, moet de urenregistratie in ieder geval aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen.
- Digitaliseren
Digitalisering van uren en het uitbannen van papier maakt je controle veel flexibeler. Maar zorg er wel voor dat je die digitalisering op de juiste manier hebt ontsloten in je proces. - Integratie met inkoop
Een digitale urenregistratie begint bij het vastleggen van uren in een structuur die je eenvoudig kan koppelen met het systeem van inkoop en financiën. Houdt hierbij de structuren van je purchase order, tijdregistratie en kostenadministratie gelijk. Daardoor blijft uren registreren overzichtelijk en is de koppeling naar het inkoopproces eenvoudig te maken. - Integratie met HR
De HR-processen moeten gevoed en bestuurd worden vanuit de tijdregistratie. Het is in veel gevallen noodzakelijk om de registratie van uren bij je ingehuurde arbeid op dezelfde manier vast te leggen als dat van je eigen mensen. Hierdoor krijg je een zuiver beeld van je totale activiteiten. - Integratie met de leverancier
De gewerkte tijd wordt ook vastgelegd als omzet bij je leverancier. Als je op dit vlak gebruikmaakt van dezelfde data, dan scheelt dat veel werk in je factuurcontrole. De manier hoe je tijd vast laat leggen door uitzendkrachten moet dus ook eenvoudig te ontsluiten zijn naar een gedigitaliseerd proces in de organisatie van je leverancier.
Tijdschrijven anno 2022 heeft dus veel voordelen. Het probleem zit echter in het uitstelgedrag van flexkrachten én managers. Aan de ene kant wordt tijd te laat geschreven en aan de andere kant te laat gecontroleerd. Het beste wat je dan kan doen is het proces zo makkelijk mogelijk maken voor iedereen en automatische checks inbouwen.
Financiële verplichting duidelijk
Als de uren geschreven en geaccordeerd zijn, vindt de CAO-ontrafeling plaats. Dit houdt in dat de leverancier per gewerkt uur bepaalt of dit een normaal-, een toeslag- of een overwerkuur is. Indien dit handmatig verloopt, kost het veel tijd en is het foutgevoelig. Ook is het voor inkoop moeilijk te controleren. Als je dit proces automatiseert en alle partijen naar dezelfde data kijken, kan je fouten voorkomen en laat je de techniek zijn werk doen.
Hoe werkt het?
Automatische ontrafeling van uren werkt als volgt: zodra de uren binnenkomen in het systeem, worden deze automatisch stap voor stap afgepeld tot er een gekwalificeerde timesheet overblijft. De categorieën waar deze uren onder kunnen vallen zijn:
- Tijdstippen die ‘standaard’ zijn
- Tijdstippen en diensten met een toeslag
- Toeslag op weekenddagen
- Toeslag op feestdagen
- De dagen die feestdagen zijn volgens de CAO
- Wanneer een uur als een overuur geldt
- Vaste vergoedingen
- Regels met betrekking tot pauzes
Vervolgens kan de uitzendorganisatie op basis van de gekwalificeerde data factureren en kan je als inkoper of finance afdeling de facturen controleren. Allemaal zonder handmatig ontrafel-werk.
In de praktijk
Onder meer bij onze klant Majorel, een facilitair callcenter dat gespecialiseerd is in klantenservice, hebben we gekeken naar het automatiseren van het proces van tijdschrijven. Een groot gedeelte van hun personeelsbestand bestaat namelijk uit flexkrachten. Majorel wilde deze interne systemen onderling en met uitzendbureaus koppelen.
Door de systemen te koppelen en de processen te automatiseren, is er inmiddels al flinke winst geboekt. Zo worden er automatisch accounts aangemaakt na het goedkeuren van een plaatsing en worden de updates vanuit het uitzendbureau direct gecontroleerd en aangepast. Ook het beëindigen van contracten verloopt geautomatiseerd. Dit alles bij elkaar scheelt Majorel naar eigen zeggen ontzettend veel tijd.
Laat het optimaliseren beginnen
Ben je ook op zoek naar optimalisatie van jullie manier van urenregistratie? Wil je controle over het inhuurproces en de efficiëntie vergroten? Dan is het platform van FlexForceMonkey een mooie stap. Het koppelt je interne systemen en sluit moeiteloos aan op al je inhuurleveranciers. Zo ga ook jij naar een urenregistratie anno 2022.
