Jouw P2P inhuurproces verloopt vloeiend. Uren van flexkrachten worden automatisch verwerkt en goedgekeurd, waardoor je vrijwel geen omkijken hebt naar je flexschil. Althans, tot vandaag.
Je zit aan het einde van de week ineens met een afwijking in je facturatie. Van de 300 ingehuurde uitzendkrachten kloppen 12 facturen niet. Fijn dat de controle ervoor zorgt dat de factuur niet automatisch uitbetaald wordt. Maar nu moet je alsnog handmatig HR-data vergelijken met het rooster om te achterhalen bij welke flexkracht de afwijking ligt. Dat moet beter kunnen, toch?
In dit blog onderzoeken we de waarde van HR-data in het P2P inhuurproces. Om dit goed te begrijpen kijken we eerst naar het P2P inhuurproces en hoe je dit optimaliseert.
P2P proces voor de flexibele inhuur
Net als de inkoop van goederen heb je bij het inhuren van flexibele krachten te maken met een P2P proces. Dit kan een informeel proces zijn waarbij contracten en (uren)facturen via de mail worden uitgewisseld, of een formeel proces waarbij gestandaardiseerde data automatisch worden verwerkt.
Over het algemeen geldt: Hoe meer flexkrachten jouw bedrijf inzet, hoe groter de kans dat er formele P2P inhuurprocessen aanwezig zijn.
Zonder geautomatiseerde processen moet je bij wijze van spreken een extra flexkracht inhuren om de uren en contracten van de overige 25 flexkrachten te verwerken. En daarbovenop hopen dat er geen menselijke fouten worden gemaakt.
Hoe maak je P2P inhuuroptimalisatie mogelijk?
Voor een efficiënt P2P proces streef je dus naar automatisering en controleerbaarheid.
Automatisering maak je mogelijk door alle relevante data zoveel mogelijk te standaardiseren zodat jouw systemen dit makkelijk kunnen verwerken. Bijvoorbeeld een standaard opmaak van contracten zodat alle informatie van nieuwe flexkrachten gelijk beschikbaar zijn voor de HR-afdeling.
Controleerbaarheid betekent in eerste instantie: heb ik gekregen waarvoor ik heb betaald? Binnen inhuur realiseer je dit door de factuur te toetsen aan de hand van een inkooporder en de gewerkte uren. Met deze 3-way match zorg je dat de factuur volledig controleerbaar is… totdat er toch een fout in de factuur naar voren komt.
HR-data als laatste stukje van de P2P puzzel
Terug naar het begin. Stel dat uit je facturatie blijkt dat slechts 288 van de 300 facturen van ingehuurde uitzendkrachten kloppen. Hoe kom je er dan achter waar die afwijking vandaan komt, zonder alsnog veel handmatig werk te verrichten?
Door HR-data aan het P2P proces toe te voegen! Met HR-data kan je de gewerkte uren koppelen aan individuele werknemers. Zo zie je dus direct waar het verschil op de factuur vandaan komt. HR-data is het laatste stukje van de puzzel om jouw P2P inhuurproces volledig controleerbaar te maken.
P2P volledig controleerbaar maken met HR-data
P2P optimalisatie van de flexschil is voor veel bedrijven een ingewikkeld vraagstuk. HR-data integreren met P2P processen is dan ook niet de meest voor de hand liggende oplossing. Laat staan makkelijk te realiseren. Gelukkig weten we bij FlexForceMonkey precies hoe je dit moet aanpakken. Wil jij jouw P2P inhuurproces volledig controleerbaar maken? Neem dan contact met ons op.
